UC Belgium is vijfde meest geprefereerde evenementenbureau in België – “Events organiseren is 5 % ‘fun’ en 95 % hard werken, niet omgekeerd”

Ondernemer en evenementenorganisator: Peter Veekmans is het allebei in hart en nieren. Al bijna een kwarteeuw timmert hij met zijn bedrijf UC Belgium stevig aan de weg in de competitieve wereld van events, incentives, hospitality en beurzen. Het leverde hem in de loop der jaren een heleboel trouwe klanten op, zowel bij grote, bekende bedrijven en merken, zoals Nikon en L’Oréal, als bij kmo’s in zowel binnen- als buitenland. Ter illustratie: negen keer won zijn UC Belgium het voorbije decennium een Benelux Event Award, de jaarlijkse ‘Oscaruitreiking’ van de evenementenindustrie.

“Evenementen draaien vooral om creativiteit, efficiëntie, flexibiliteit en logistiek,” beklemtoont Peter Veekmans. “Daar kwam ik al heel snel achter toen ik begin jaren ’90 in deze business startte. Ik ben er eerder toevallig ingerold. Eerst als leverancier van medewerkers voor het ECC tennistornooi, indertijd georganiseerd door City 7. Dat deed ik enkele jaren, in het laatste jaar plaatste ik er een 350-tal medewerkers. Een plezante ervaring, ik ging bijvoorbeeld elk jaar met Ivan Lendl eten. En toen ik van Suzuki België de kans kreeg om zelf een totaalevenement te organiseren, heb ik die kans met beide handen gegrepen. Bij een klant nagaan wat hij juist wil en dat volledig uitwerken en op een creatieve manier in een budget passen: het bleek helemaal mijn ding. ‘Zoek een job die je graag doet, dan hoef je voor de rest van je leven nooit meer te werken,’ zegt men wel eens. Wel, die baan heb ik toen gevonden!” (lacht)

M.M.: UC Belgium organiseert vandaag evenementen voor grote spelers, zoals Nikon, L’Oréal, Lidl, Mobistar en de VRT, en ‘upcoming’ bedrijven, zoals Huawei.
Peter Veekmans: “Inderdaad, en dat was van bij de start een bewuste strategie. Dergelijke bedrijven organiseren elk jaar een heleboel evenementen. En als je het vertrouwen wint van dergelijke partners, mag je er daar een deel van voor je rekening nemen. We doen zowel heel grote happenings, zoals de Thuis-dag van één, met duizenden bezoekers, als kleine events, zoals een teambuilding voor het directiecomité of het sales team. We hebben doorheen de jaren sterk geïnvesteerd in eigen logistiek die ons toelaat snel en efficiënt te kunnen schakelen: van geluid en licht, inrichting, tot tentstructuren, beursstanden en rollend materieel. Onze partners weten dat ze voor heel veel zaken bij ons terechtkunnen. Daardoor werken we overigens ook veel voor kmo’s: we hebben het materiaal, de ervaring en expertise in huis. Af en toe organiseren we ook privéfeesten. Meestal voor bedrijfsklanten. En daar vloeien geregeld nieuwe opdrachten uit voort. Het ene evenement brengt het andere met zich mee.”
“We bouwen voor klanten ook standen voor beurzen. Die onderhouden en stockeren we bij ons. En we bouwen die standen ook modulair, zodat we die kunnen uitbreiden of inkrimpen.”

M.M.: Meedenken met de klant, daar draait het om.
“Klopt. Zo kiezen steeds meer bedrijven voor een alternatief op hun beursdeelname, ze gaan zelf naar de klant. Daarom hebben we geïnvesteerd in gesofisticeerde mobiele stands en ‘roadshow’-trailers. We doen binnenkort bijvoorbeeld een ‘roadshow’ voor Epson, waarmee we naar belangrijke winkels gaan om hun producten voor te stellen. Voor Thomas Cook reden we onlangs een week lang ’s morgens, ’s middags en ’s avonds telkens naar een andere stad om daar met een mobiele stand hun nieuwe brochures te presenteren aan een 30-tal reisbureaus uit de buurt. Voor een even groot of kleiner budget dan een beursdeelname bereiken ze zo dikwijls meer klanten.”

“We hebben doorheen de jaren sterk geïnvesteerd in eigen logistiek die ons toelaat snel en efficiënt te kunnen schakelen: van geluid en licht, inrichting, tot tentstructuren, beursstanden en rollend materieel.”

M.M.: U zit nu meer dan twintig jaar in de evenementensector. Hoe blijft u vernieuwende en creatieve concepten bedenken?
“Door mijn ogen en oren open te houden. (lacht) Ik ben bijvoorbeeld dikwijls op zoek naar nieuwe en interessante dingen op internet, vooral YouTube. Vorig jaar heb ik zo het koor van Ysgol Glanaethwy uit Wales ontdekt. Ze namen deel aan een wedstrijd op de BBC, ‘The last choir standing’, en brengen eigen bewerkingen van populaire hits zoals ‘The Circle of Life’ van Elton John en ‘Bohemian Rapsody’ van Queen. Dat koor hebben we laten overvliegen voor een groot evenement van consultancybedrijf BDO. Eerst was de directie vrij sceptisch, maar toen ze het koor zagen, waren ze verkocht. We controleren wel altijd of zo’n acts in het echt ook goed zijn, want een filmpje alleen zegt soms onvoldoende. Ik ben daarom zelf naar Wales gevlogen en kreeg zo de bevestiging. En tijdens dat evenement van BDO zorgden ze voor het hoogtepunt van de avond. De aanwezigen waren laaiend enthousiast. Dan heb je als bedrijf je doel bereikt: dat ze je event nooit zullen vergeten!”
“Daarnaast heb ik in die meer dan twee decennia een gouden team opgebouwd. Dat heb je in deze business echt nodig! Al mijn medewerkers pikken continu nieuwe zaken op, zijn gepassioneerd met hun job bezig. We zijn allemaal écht gebeten door de evenementenmicrobe. De aard van de events bepaalt wie de klant bijstaat. Medewerkers hebben hun eigen interesses. Zo doet Elwin, onze art-director, bijvoorbeeld de beurzen en Sara de lifestyle evenementen. Ook de andere projectmanagers Iete, Kimberley en Mary-Ann hebben hun specifieke skills en flair. Vaste klanten weten dat. Die bellen direct naar Elwin wanneer ze een beurs hebben. Ik doe wel altijd het eerste contact met nieuwe klanten, tot en met de briefing. Grote evenementen volg ik ook mee op. En ik ben aanwezig tijdens het event zelf, soms doe ik op één avond een toer langs drie evenementen. Het event met de leukste live band neem ik dan als laatste.” (lacht)

M.M.: Hoe competitief is de evenementensector?
“Erg competitief. Het is bovendien een erg laagdrempelige business. Ons beroep is niet gereglementeerd. Met een auto, gsm en laptop ben je bij wijze van spreken al vertrokken. Iedereen kan van vandaag op morgen een evenementenbureau opstarten. Ik heb in de loop der jaren heel veel nieuwe spelers zien komen, maar er ook heel veel zien gaan. Er komt best veel bij kijken om dit werk goed, succesvol te doen. Ons werk is 95 % hard werken en 5 % ‘fun’. En niet omgekeerd, wat velen blijkbaar denken.”

M.M.: Nemen jullie deel aan competities met andere evenementenbureaus om opdrachten binnen te halen?
“Zeker, soms doen we mee aan zo’n ‘event pitch’, samen met andere bureaus. Zo’n competitie vergt een grote investering in tijd, creativiteit en energie. En je weet op voorhand natuurlijk niet of je het project zal binnenhalen. Sommige bedrijven hanteren gelukkig wel een ‘code of conduct’, waarbij de verliezende evenementenbureaus deels vergoed worden. Maar dat bedrag dekt nooit alles. Als bedrijven zo’n ‘pitch’ voor meer dan vijf spelers organiseren, haken wij meestal af. Dat zijn er teveel voor een gezonde wedstrijd.”

“Zoek een job die je graag doet, dan hoef je voor de rest van je leven nooit meer te werken.”

M.M.: Hoe belangrijk is naamsbekendheid in deze sector?
“In een recente enquête bij 2000 bedrijven in Antwerpen en Brussel stond UC Belgium twee keer op de vijfde plaats : zowel als bekendste en als het meest geprefereerde evenementenbureau. Als je weet dat België een 600-tal bureaus telt en de top-40 daarvan het grootste deel van de koek verdeelt, is die dubbele vijfde plaats een heel mooi resultaat. Die positie hebben we verworven door geslaagde evenementen te organiseren.”

M.M.: U bent al ruim twintig jaar bezig in deze business. Welke evenementen zult u zich blijven herinneren?
“De organisatie van het Indisch verlovingsfeest voor de familie Metha en de deelname van radiatorenproducent Jaga aan het evenement ‘The Burning Man’ in de Nevada woestijn in de VS. Tijdens dat verlovingsfeest golden er erg specifieke voedingsvoorschriften, waarvoor we koks uit vier landen hebben overgevlogen. Dat feest vond plaats in het Bouwcentrum in Antwerpen. Het duurde drie dagen, met 2000 gasten. ‘The Burning Man’ was dan weer een logistiek huzarenstuk omdat wij heel die constructie naar daar hebben vervoerd en opgebouwd, midden in de woestijn. Met stroomgeneratoren en noodverlichting, want elektriciteit was er niet.”

M.M.: Hoe risicovol zijn dergelijke opdrachten? U kunt op voorhand toch slechts ten dele inschatten wat zoiets zal kosten.
“Dat klopt, maar dat spreek ik ook zo af met de opdrachtgever. In dergelijke gevallen, bijvoorbeeld ‘The Burning Man’, is daar budgettaire marge voor. Publieksevenementen, waarbij je een bepaald aantal bezoekers moet halen vooraleer je ‘break even’ draait, zijn een ander verhaal. Succes kan dan afhangen van het weer, zeker in de zomer. Zelf ben ik medeaandeelhouder en -oprichter van Winterland Hasselt. Daar is de impact van het weer minder belangrijk, zolang het maar niet pijpenstelen regent. En we hebben bij UC Belgium na al die jaren ook wel genoeg ervaring om het succes van events goed te kunnen inschatten.”

“Het nut en de toegevoegde waarde van een evenementenbureau staat vandaag niet meer ter discussie.”

M.M.: Heeft de economische crisis een grote impact gehad op de evenementensector?
“Veel bedrijven bepalen hun budgetten meestal een jaar op voorhand. De crisis heeft ons daardoor pas in 2010 echt getroffen, onze omzet daalde toen met zo’n 35 %. Ik heb alle medewerkers samengeroepen, de situatie uitgelegd en van iedereen het engagement gevraagd om efficiënter, flexibeler en harder te werken. En zo hebben we die moeilijke periode overleefd. 2014 was zelfs een van onze beste jaren ooit. Bedrijven werken nu met strakkere budgetten. Ze hanteren bijvoorbeeld wel het budget van een jaar eerder, maar voor meer gasten. We respecteren deze budgetten altijd. Maar we doen soms extra suggesties. Wanneer de klant zo een voorstel goed vindt, maakt hij er budget voor vrij.”

M.M.: Hoe heeft u de evenementensector de voorbije twintig jaar zien evolueren?
“Het nut en de toegevoegde waarde van een evenementenbureau staat vandaag niet meer ter discussie. Dat was vroeger anders, toen organiseerde het feestcomité in het bedrijf het 25-jarig jubileum, bij wijze van spreken. Dat kom je nu bijna niet meer tegen. Bedrijven beseffen dat outsourcing de beste oplossing is: goede hostessen, catering, live band, … er komt gewoon teveel bij kijken. Een andere evolutie is ‘cost sharing’: ik laat vaste partners weten als we op een bepaalde locatie een evenement organiseren, zodat zij die infrastructuur – tent, podium, verlichting, … – de dag erna ook kunnen gebruiken voor een dealermeeting bijvoorbeeld, eventueel mits een kleine ‘refresh’. Bedrijven die in dezelfde periode en regio een promotie of event plannen, breng ik soms ook samen. Dat heeft al tot erg succesvolle partnerships geleid. Voor hetzelfde budget creëer je zo soms veel meer toegevoegde waarde.”

M.M.: Welke vaardigheden en talenten moet je als ondernemer in de evenementenindustrie hebben?
“De skills van elke ondernemer: overtuigingskracht, kansen zien en grijpen, enthousiasme, gedrevenheid, … En ik heb mezelf altijd omringd met medewerkers die het in hun vak beter konden dan ik. Dat draagt zeker bij tot het succes van de onderneming. Als goede organisator moet je voorts vooral creatief en flexibel zijn. De combinatie met een gezinsleven is in deze business soms wel moeilijk, maar dankzij mijn geweldige vrouw lukt dit toch al twintig jaar erg goed.”

M.M.: Wat brengt de toekomst voor UC Belgium?
“Naast onze hoofdzetel in Diegem hebben we een vestiging in Diepenbeek, die echt uit zijn voegen barst. In februari zijn we daarom begonnen met de bouw van een nieuwe vestiging in Heusden-Zolder. In september openen we daar een gebouw van 3000 m², met kantoren, een magazijn en een werkplaats waar we beursstanden en dergelijke op maat kunnen maken.”

“Joint venture met Xperience voor incentive reizen”
Nadat hij enkele jaren zelf incentive reizen organiseerde voor bedrijven, creëerde Peter Veekmans een joint venture met Xperience in Deinze. “Ze zijn gespecialiseerd in reizen en incentives voor bedrijven,” legt Peter Veekmans uit. “Onlangs organiseerden ze voor Luminus een reis naar Thailand voor 80 personen. Klanten bezoeken we meestal samen. Op de naamkaartjes van UC Belgium staat Xperience vermeld, en omgekeerd. Wij versterken elkaars business.”

Fiche UC Belgium

• Activiteit: organiseren van evenementen
• Plaats: Diegem en Diepenbeek, in de loop van dit jaar magazijn- en kantoorruimte in Heusden-Zolder
• Email: info@uc-belgium.be
• Omzet: 4,5 miljoen euro
• Werknemers: 18

Fiche Peter Veekmans

• Leeftijd: 49
• Functie: bedrijfsleider
• Opleiding: moderne talen aan PXL
• Gezinssituatie: een vrouw en een dochtertje van drie en een half
• Motto: “If you go through hell, keep going” (Winston Churchill)
• Carrière: Eerst actief bij Ergo en daarna als autoverkoper, altijd zelfstandig. Vervolgens startte hij midden jaren ‘90 UC Belgium op.
• Hobby’s: “Tot in 2002 had ik de blues band ‘Big Trouble’. Ik speelde piano en Hammondorgel. Ik ben daarmee gestopt omdat ik het niet meer kon combineren met UC Belgium. Maar in de nieuwbouw in Zolder komt er een repetitieruimte, dan begin ik er terug mee.”

Stefan Kerkhofs en Yoline Cogghe
(Foto’s: Jan Bellen)