Hoe organiseert u een efficiënt en geslaagd bedrijfsevenement?

Wie een geslaagd bedrijfsevenement wil organiseren, moet met diverse zaken rekening houden. Wat wilt u ermee bereiken? Hoeveel mag het kosten? Welke locatie kiest u? Wij zetten enkele belangrijke aandachtspunten voor u op een rijtje.

DOEL – Wat wilt u met uw evenement bereiken?
Een evenement organiseren is dikwijls niet goedkoop en doet u altijd om een bepaalde reden. Definieer dat doel zo duidelijk mogelijk. Een personeelsfeest kan bijvoorbeeld de band tussen uw werknemers versterken. Of gaat het om de introductie van een nieuw product of het versterken van de relaties met uw klanten? Probeer klaar en duidelijk te bepalen hoe u dit met uw event wilt bereiken.

BRAINSTORM – Sta open voor alle ideeën
Aan de basis van elk succesvol event ligt een goede brainstormsessie, al dan niet in samenwerking met een evenementenbureau. Zorg ervoor dat u openstaat voor alles wat er aan bod komt. Het meteen afkeuren van ideeën kan ertoe leiden dat de neiging om creatieve voorstellen te delen, vermindert. Hoe gek de ideeën ook zijn, er kan altijd iets goed inzitten.

BUDGET – Maak en respecteer een financieel plan
Een evenement hoeft niet te duur zijn om vruchtbaar te zijn. Het is het concept dat sterk in elkaar moet zitten. Maar u moet wel ongeveer weten hoeveel u er minstens en maximaal aan wilt spenderen. Probeer uw evenementkosten zo goed mogelijk te ramen, maar besef dat er wellicht nog extra uitgaven zullen bijkomen. Of bekijk hoe u bepaalde kosten kunt beperken of schrappen dankzij creatieve oplossingen.

PROGRAMMA – Hou rekening met uw doelgroep

Ook belangrijk: het programma van uw evenement moet naadloos aansluiten op uw doelgroep. Zowel de inhoud als het tijdstip waarop u uw gasten ontvangt, moeten ‘kloppen’. Wie een B2B-event organiseert tijdens een interland van de Rode Duivels, mag bijvoorbeeld niet verbaasd zijn als er weinig mannelijke gasten inschrijven. U kan ook een groot scherm plaatsen, zodat die wedstrijd goed te volgen is. Of u integreert die voetbalmatch in uw programma, met een bekende ex-international als gastspreker.

LOCATIE – Bekijk, vergelijk en kies verstandig

De locatie die u kiest, moet bij uw evenement en/of bedrijf, en in uw budget, passen. Daarnaast moeten de faciliteiten natuurlijk in orde zijn en moet er voldoende ruimte zijn voor alle bezoekers. Als u meerdere locaties vergelijkt, krijgt u een beter zicht op de prijzen. En kunt u beter inschatten wat locaties precies te bieden hebben.

PLANNING – Creëer een flexibele tijdslijn

Op tijd een degelijke planning uitwerken, zorgt voor gemoedsrust tijdens de voorbereiding van uw evenement. Probeer alle belangrijke onderdelen in een tijdslijn vast te leggen en spreek goed af wie wat voor zijn of haar rekening neemt. Zodat u – toch best belangrijk – uw uitnodiging bijvoorbeeld zeker op tijd verstuurt. Maar maak uw planning ook niet te krap, want veel zaken pakken dikwijls anders uit dan voorzien. Flexibiliteit is bij de organisatie evenementen een noodzaak.

KWALITEIT – Leg de lat voldoende hoog, op alle vlakken
Van de uitnodiging over gekoelde drankjes en verse hapjes tot degelijke geluidsinstallatie en belichting: streef in elk onderdeel van uw evenement naar kwaliteit. Dat zit hem dikwijls in de kleine dingen. Dikwijls zijn het net die kleine extraatjes die mensen bijblijven en die ervoor zorgen dat ze uw event beter vinden dan dat van uw concurrent. Een bloemstukje op elke tafel is mooi, maar een bloemstukje met een vlagje waar de naam van uw bedrijf of het logo opstaat, spreekt nog meer aan.

ORGANISEER – Communiceer en luister efficiënt
Deze tip lijkt misschien vanzelfsprekend, maar toch is het belangrijk dat u die niet uit het oog verliest. Vaak zijn meerdere medewerkers bezig met de organisatie. Dat zij op dezelfde lijn zitten, is nodig voor het welslagen van uw evenement. Hier kan u voor zorgen door tijdig overlegmomenten in te lassen. Laat geen kostbare tijd en geld verloren gaan door kleine misverstanden.

Veel succes!

En probeer zeker zo veel mogelijk te genieten van uw eigen evenement!

Yoline Cogghe / Stefan Kerkhofs