Organisatoren hechten steeds meer belang aan ecologie en veiligheid

De MICE-aanpak van Gent, Brugge en Oostende

In Gent, Brugge en Oostende is het, zo lijkt het althans voor de Vlaming, altijd een beetje vakantie. Toch staan de drie grootsteden ook bekend als echte meeting- en congreslocaties. Op de ‘wereldranglijst’ van de International Congress & Convention Association (ICCA) scoren ze altijd hoger. En ze doen er alles aan om hun MICEaanpak (waarbij MICE staat voor Meetings, Incentives, Congressen en Events) jaar na jaar te verbeteren. Vlaanderen Manager liet zich graag rondleiden.

Vlaanderen Manager: Op de befaamde ICCA-wereldranglijst met internationale congressen doen zowel Brugge als Gent het uitstekend. Jullie gaan er, in tegenstelling tot Leuven bijvoorbeeld, fl ink op vooruit.
Annick Debels (Gent Congres): “We bezetten momenteel in 2007 de 68ste plaats, maar we stijgen jaar na jaar. Dat vertaalt zich ook in een groeiend aantal hotelovernachtingen gekoppeld aan het congrestoerisme. De meest recente cijfers van Toerisme Vlaanderen tonen aan dat Gent van 44.000 in 2006 naar 58.200 hotelovernachtingen is gestegen in 2007. Dat is een groei van 32%. Het congrestoerisme is de laatste twee jaar gestegen van 3,8% van het totaal aan overnachtingen van de stad over 6,5% tot 8% in 2007. Gent doet het dus prima.”
Kathleen Bertier (Meeting in Brugge): “Voor Brugge bedraagt het marktaandeel van congrestoerisme 10%. Het aantal aanvragen steeg met 35% in 2007, mede dankzij onze nieuwe informatieve website. In 2008 ondersteunt MiB 13 internationale congressen en in 2009 tot nu toe 11. Ook staan al enkele congressen vast tot in 2013. Brugge is erg populair voor medische congressen omdat het congrescentrum een voormalig hospitaal is en in de binnenstad ligt. De uitstraling van Brugge als Werelderfgoedstad op mensenmaat bracht Brugge op de 20ste plaats van de Top 100 World Destinations en op de 7de plaats in de Top 25 European Destinations op de populaire Tripadvisor.com website. Veel congressisten breien een dagje aan hun verblijf of maken het vaste voornemen om terug te komen.” Els Goethals (Toerisme Oostende): “Ook Oostende zit als meeting- en congresstad in stijgende lijn. In 2007 hebben we de hoogste omzet ooit gehaald wat betreft zakentoerisme. Het is nu de bedoeling om Oostende – vooral internationaal – nog meer op de kaart te zetten. Vooral dankzij het vernieuwde Kursaal hebben we een grote troef in handen. Het auditorium biedt er plaats aan 2.200 personen en we hebben in totaal 5.200 beschikbare hotelbedden: dat opent perspectieven.”
Vlaanderen Manager: Merken jullie daarbij opvallende trends?
Annick Debels (Gent Congres): “Ik zie twee opvallende trends. Ten eerste de bewustwording rond milieu en  ecologie. Veel van onze opdrachtgevers zijn daar toch mee bezig, wat zich vertaalt in het maximale gebruik van openbaar vervoer of het verkleinen van de papierberg. En ten tweede alle ontwikkelingen rond veiligheid van de deelnemers en de organisatie. Er wordt ook steeds vaker een luik ‘crisismanagement’ voorzien, in het geval er zich calamiteiten moesten voordoen.”
Kathleen Bertier (Meeting in Brugge): “We merken dat veel bedrijven steeds later boeken. Door de groei van beschikbare informatie op het internet wordt de congresorganisator zelfredzamer. Als congresbureau spelen we soms bijna in real time in op de vragen met een beetje kunst- en vliegwerk. Een dag later krijgt men een compleet overzicht van beschikbaarheid en prijzen in Brugge. Ook het groene aspect wint inderdaad fors aan belang: geen probleem in Brugge waar groen een werkwoord is in plaats van een marketingconcept. Ons kantoor investeerde in software voor papiervrij dossierbeheer, straks komen de eerste hybride bussen in omloop en in deze compacte stad liggen alle locaties op wandelafstand.”

‘Creatievere’ budgetten

Vlaanderen Manager: Internationale studies tonen wel aan dat de budgetten, die verenigingen spenderen aan internationale meetings en congressen, beduidend kleiner worden, terwijl bedrijven dan weer meer geld vrijmaken.
Annick Debels (Gent Congres): “We merken dat er inderdaad veel bewuster met budgetten wordt omgesprongen. De tijd dat alles kon en mocht, is voorbij. Voor bepaalde medische verenigingen, zoals de International Cancer Society, zijn er zelfs echte richtlijnen opgesteld. Zo mag er niet meer in business class gevlogen worden, zijn vijfsterren hotels taboe en worden ook galadiners beperkt tot de kostprijs van 60 euro per persoon. Op die manier wordt er meer geld vrijgehouden voor de echte missies van die verenigingen, met name onderzoek en dergelijke.”
Kathleen Bertier (Meeting in Brugge): “Dankzij de grote diversiteit van het Brugse aanbod boeten prijsbewuste klanten niets in aan kwaliteit. Wij proberen steeds kleine meerwaardes in te bouwen zonder aan de prijs te raken. Het komt erop neer dat iedere klant zich uniek en gewaardeerd voelt, ongeacht het prijskaartje. Eén van de succesverhalen is dat de klant een hotel exclusief voor zichzelf heeft voor een residentieël seminarie. Als de sfeer juist zit, zijn wij tevreden.”
Els Goethals (Toerisme Oostende): “We merken inderdaad het bewustzijn rond de budgetten. Het zou overdreven zijn om van ‘besparingen’ te spreken, maar het is duidelijk dat er op een andere, creatievere manier omgegaan wordt met budgetten. En daar kunnen we als congresbureau prima bij helpen.”
Vlaanderen Manager: Ooit werd er gevreesd dat video conferencing en webcasting een nefaste invloed zouden hebben op het seminariegebeuren  wereldwijd. Dat blijkt absoluut niet zo te zijn.
Annick Debels (Gent Congres): “Dat klopt. Video conferencing is misschien nuttig voor kleine meetings wereldwijd, maar zakendoen blijkt toch nog altijd gemakkelijker en effi ciënter te gaan als het face-to-face gebeurt. Wat niet wegneemt dat onze klanten steeds veeleisender worden op het vlak van technologie. Daar spelen wij uiteraard op in door alle faciliteiten aan te bieden. Tegelijk merken we dat bijna alle congressen nu in het Engels plaatsvinden. Er wordt minder geld uitgegeven aan dure simultane vertalingen en dergelijke.”
Kathleen Bertier (Meeting in Brugge): “Dankzij de hedendaagse technologie is communicatie nooit zo eenvoudig en snel geweest maar wij maken ons geen zorgen over de toekomst van de meetings industrie: de wereld blijft een mensenwereld. Een netwerk opbouwen en een persoonlijke band ontwikkelen met nieuwe en informele contacten zijn de grootste motivaties om elkaar te ontmoeten. Natuurlijk kan dat het best in UNESCO werelderfgoed Brugge waar een meeting onvermijdelijk een incentive wordt!” (lacht) Els Goethals (Toerisme Oostende): “Persoonlijk contact blijft inderdaad belangrijk, maar de nieuwe technologieën bieden wel een meerwaarde. Zo werd er onlangs in Oostende tijdens een internationaal seminarie via videoconferencing een voordracht van een key-note speaker ingepast. Dat gaf toch een extra dimensie aan het geheel.”
Vlaanderen Manager: Hoe maken jullie promotie voor jullie stad?
Annick Debels (Gent Congres): “We proberen onze middelen maximaal aan te wenden voor de aanmaak van een DVD of onze brochure ‘Meeting & Incentive Guide voor Gent en Oost-Vlaanderen’. Tegelijk zijn we aanwezig op de internationale beurzen van Brussel, Frankfurt en Barcelona en zijn we lid van heel wat internationale verenigingen.”
Kathleen Bertier (Meeting in Brugge): “Ook hier wint het internet razendsnel aan belang, dit medium is nog lang niet uitgeput en wij trachten het zoveel mogelijk toe te passen in combinatie met de klassieke promotiekanalen. Zeer succesvol zijn de site visits. In de eerste helft van het jaar boekten 25 van de 29 congresorganisatoren die we mochten begeleiden, dat spreekt voor zich. Deze bezoeken zijn puur maatwerk: wij luisteren naar de klant en begeleiden hem van A tot Z, en dit gratis en vrijblijvend. Omdat wij een populaire bestemming zijn voor de Britse markt, ga ik ook jaarlijks naar Confex in London, en in februari hadden we samen met Brussels Airlines een stand op de International Mediterranean Travel Market in Tel Aviv. Ook de recente film ‘In Bruges’ is onbetaalbare publiciteit voor de stad. Hun slogan ‘shoot first, sightsee later’ hebben wij enigszins aangepast: ‘meet first, sightsee later’ – Omgekeerd gaat ook, natuurlijk.” (lacht)
Els Goethals (Toerisme Oostende): “Oostende zal zich nog meer als congres- en meetingstad profileren. We waren al wel aanwezig op internationale beurzen en dergelijke, maar momenteel loopt er een studie om te zien welke acties en stappen we nog moeten ondernemen. De eerste resultaten geven al aan dat het een meerwaarde is om, zoals Oostende, ook een toeristische plek en badstad te zijn. Zaken en een beetje ontspanning kunnen hier perfect aan elkaar gekoppeld worden.”

Patrick Poppe