Orbit One – Beperk uw workload bij terugkomst uit vakantie

Met de vakantieperiode in het vooruitzicht is iedereen druk in de weer met het plannen van zijn verlof. Ook tijdens onze afwezigheid draait de wereld door. Dossiers, e-mails, klantenvragen, projecten, verslagen en meer wachten ons keurig op en verwelkomen ons wanneer we opgeladen terugkomen. Hoe kunnen we vermijden dat onze batterijen al na een week weer leeg zijn door al dat ‘bijbeenwerk’?

TIP 1: Gebruik uw out-of-office optimaal
De out-of-office functionaliteit zit standaard in Microsoft Outlook. Deze functie zorgt ervoor dat gedurende een ingestelde periode uw contacten automatisch een bericht krijgen wanneer zij u per mail aanschrijven. Met dit bericht kan u meegeven hoe lang u niet beschikbaar bent, eventueel om welke reden en tot wie uw contacten zich kunnen richten. Zorg ervoor dat het bericht beschikbaar is in alle talen die relevant zijn, zodat iedereen het bericht begrijpt.
Bij een goed ingestelde out-of-office mag u erop rekenen dat contacten u minder zullen mailen tijdens je afwezigheid. Zo hoeft u bij uw terugkomst ook minder mails verwerken.

TIP 2: Informeer uw klanten en collega’s correct en tijdig
Dit lijkt vanzelfsprekend, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Informeer uw klanten en collega’s persoonlijk met een e-mail of bel ze even op om te overleggen. Het geeft u ook de tijd om met hen te bespreken hoe ze tijdens uw afwezigheid zullen worden geholpen. Met wat geluk wordt het werk zelfs uitgesteld tot na uw terugkomst. Mensen stellen het op prijs wanneer ze persoonlijk geïnformeerd worden en u zult versteld staan hoeveel goodwill dit oplevert.

TIP 3: Help collega’s tijdens hun afwezigheid
Uw collega’s gaan natuurlijk ook graag met verlof. Ook voor hen stapelt het werk zich op tijdens hun vakantie. Als u voor hen inspringt in hun verlofperiode, is de kans groot dat ze voor u graag hetzelfde zullen opbrengen.

TIP 4: Automatiseer uw workflow
Dankzij SharePoint kunnen vandaag veel processen in het bedrijf geautomatiseerd worden. Goedkeuringen worden automatisch aan de juiste (aanwezige) persoon gevraagd, klantenvragen worden automatisch beantwoord en gekanaliseerd of de juiste dienst wordt geïnformeerd bij specifieke gebeurtenissen. Het hele jaar door worden taken sneller en efficiënter uitgevoerd, dus ook tijdens uw afwezigheid. Bovendien kunnen workflows zo ingesteld worden dat ze rekening houden met de aanwezigheid van collega’s. SharePoint weet dankzij uw out-of-office dat u niet beschikbaar bent en kanaliseert het werk navenant.

TIP 5: Schakel het selfserviceportaal zoveel mogelijk in
Selfserviceportalen zijn vandaag niet meer weg te denken. Uw belastingen, bankzaken, reizen, internetdiensten, telefoonabonnementen, boodschappen, … zowat alles kan je vandaag zelf beheren via een online portaal. Er zijn wellicht een hele serie handelingen en taken die uw collega’s en klanten zelf kunnen uitvoeren op zo’n portaal, ongeacht u aan het werk bent of op reis. Wat de contactpersoon zelf doet, hoeft u bij uw terugkomst niet meer te doen.