Alles wat niet tot de core business behoort

Facility management heeft veel gezichten

Facility management (FM) is een vlag die vele ladingen dekt. De kern is het beheer van alle ondersteunende activiteiten die niet tot de core business van een bedrijf behoren. Het grote voordeel van een aparte FM-afdeling is de mogelijkheid om aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren. Dat kan eventueel ook via outsourcing.

De term ‘facility management’ houdt alle ondersteunende activiteiten in die zorgen dat een bedrijf normaal kan functioneren. Het gaat niet om de core business maar om een hele waaier aan secundaire taken aan de rand, zoals beheer van gebouwen, catering, fleet management, enzovoort. In veel bedrijven is FM geen aparte afdeling, maar verspreid over diverse departementen, zoals aankoop, logistiek, fleet management en ICT. Vooral in grotere ondernemingen is het een aparte afdeling. In bedrijven met een volwaardige FMafdeling worden dikwijls ‘service level agreements’ (SLA’s) afgesloten tussen FM en de andere departementen. Die laatste worden als klant van de FM-afdeling beschouwd. Doorgaans kunnen de medewerkers van het bedrijf dan ook naar een service desk bellen. Die treedt op als centraal contactpunt voor alle aanvragen en opmerkingen van facilitaire aard.

Beheer van gebouwen

Een van de belangrijkste taken van facility management is het beheer van de gebouwen. Hieronder vallen zaken als onderhoud van het gebouw en de technische installaties (verwarming, airconditioning, elektriciteit). Ook verhuizingen, vergunningen en groenvoorziening behoren tot het activiteitenpakket van het gebouwenbeheer. Het facility management beheert ook de burelen. Het zorgt onder andere voor de aankoop van het meubilair, de bekabeling (elektriciteits-, telefoon- en computerkabels), faxmachines, kopieerapparaten, enzovoort. Dikwijls neemt het in dit verband een aantal taken over die in principe tot het ICT-departement behoren, met name de voorzieningen inzake hardware, software en telefonie (telefooncentrale, telefoontoestellen en bekabeling). In veel gevallen is FM ook verantwoordelijk voor de reservering van vergaderzalen en bijhorende uitrusting, zoals apparatuur en catering. Als je beheer van gebouwen en kantoren zegt, is de schoonmaak ervan nooit ver af. Dat reinigen kan gaan van het klassieke poetsen van vloeren en ramen tot de reiniging van kantoortafels, -stoelen en -kasten. Dat de verwijdering van afval, zoals voedselresten, lege flessen, verpakkingen en papier, hier ook bij hoort, spreekt voor zich.

Ecologische rol
Facility management (FM) zorgt niet alleen voor vlotte operaties en kostenbesparingen, het kan ook veel betekenen op ecologisch vlak. Zo kan FM ervoor zorgen dat een gebouw vanaf een bepaald uur ‘in slaaptoestand’ wordt gebracht. In de praktijk worden dan de thermostaten lager gezet, de lichten uitgeschakeld, enzovoort. Kritische apparaten, zoals servers en diepvriezers, blijven in dat geval wel op normale toeren draaien.

Beveiliging

Een andere facilitaire taak die aan belang wint, is beveiliging. Grosso modo bestaat deze activiteit uit drie takken: bewaking, toegangscontrole en brandpreventie. Bewaking wordt meestal uitbesteed aan een externe bewakingsfirma. In sommige heel grote bedrijven zijn er permanent bewakers aanwezig in het gebouw. Andere opteren dan weer voor videobewaking op afstand door een bewakingsfirma, wat gecombineerd kan worden met patrouilles op geregelde tijdstippen, zoals ’s avonds, ’s nachts en op vrije dagen. Toegangscontrole blijkt dan weer aan belang te winnen ten nadele van inbraakdetectie. De formule sluit namelijk beter aan bij de behoefte van steeds meer bedrijven om medewerkers 24 uur op 24 toegang te verschaffen tot hun lokalen. Brandpreventie ten slotte kan gaan van de installatie
van brandblusapparatuur tot de oprichting van een heuse bedrijfsbrandweer en de uitwerking van evacuatieplannen.

Catering en fleetbeheer

Kortom: facility management kan bijzonder veel taken inhouden. Catering, een verzamelnaam voor alles wat samenhangt met eten en drinken, hoort er soms ook bij. Dat kan gaan van een simpele drankautomaat tot en met een complete bedrijfskantine. En wat met de bedrijfsauto’s? Dat hoort meestal evenmin tot de kernactiviteit van een onderneming. Ook ‘fleetbeheer’ wordt daarom soms ondergebracht bij facility management. In andere bedrijven is de aankoop- of financiële manager verantwoordelijk of verdelen verschillende departementen deze bevoegdheid.

Kostenbesparingen

Het grote voordeel van een aparte FM-afdeling is de mogelijkheid om aanzienlijke kosten te besparen. Die ontstaan doordat de facilitaire diensten actief worden beheerd en geanalyseerd. Een strikte opvolging van het gebruik van, onder meer, zalen, bureaus en machines kan de verwarmings- en elektriciteitskosten sterk verminderen. Bovendien kunnen dankzij een gezamenlijke aankoop door alle afdelingen meestal lagere prijzen voor typische bureauapparaten, zoals faxmachines, kopieertoestellen en printers, bedongen worden. Overigens lenen facilitaire diensten zich uitstekend tot uitbesteding aan gespecialiseerde externe partijen. Facility management behoort namelijk niet tot de kerncompetenties van het bedrijf. Bij de facilitaire dienstverlener is dat net omgekeerd. Het is zijn vak en hij is dus de specialist. Zijn adviserende rol kan soms tot grote kostenbesparingen leiden.

L.F.