Efficiënt werken, een kwestie van prioriteiten stellen

Soms trekt u de deur van uw bureau open, en hebt u weer eens het gevoel dat de drukte niet te overzien is. Een uitpuilende mailbox, een overvolle agenda, om de haverklap iemand die u belt op uw smartphone … en dan bent u nog niet eens toegekomen aan het werk dat u eigenlijk van plan was te doen. Op zulke momenten klinkt de noodkreet naar efficiënt werken eens zo luid. Vijf tips voor meer orde in uw werk en in uw hoofd.

1. Plan elke dag een realistische agenda
Maak op periodieke basis een overzicht van welke taken allemaal op u liggen te wachten. Sommige daarvan nemen veel tijd in beslag, andere kunt u in een handomdraai aanpakken. Hanteer het principe van ‘first things first’: geef voorrang aan belangrijke en dringende zaken, zodat u die deadlines zeker haalt. Minder urgente dingen kan u later inplannen. Wees u er wel van bewust dat bepaalde zaken meestal langer duren dan u denkt.

2. Stel moeilijke dingen niet uit
Niet elke taak is even makkelijk of prettig. Dat lastig telefoongesprek met een klant of leverancier, of een medewerker op een fout wijzen: het zijn geen dingen om naar uit te kijken, en dus doet u ze liever niet. Toch is het verstandig dergelijke zaken niet te laten sluimeren en de koe bij de horens te vatten. Anders sluimeren ze toch in uw achterhoofd en vreten ze energie die u voor andere dingen kan gebruiken.

3. Pauze is pauze
Als u uw dagplanning invult, voorzie dan op vaste tijdstippen een welverdiende pauze. Maak niet de fout die pauze op uw bureau door te brengen, want wedden dat u anders toch weer een mail beantwoordt of de telefoon opneemt? Knijp er een kwartiertje tussenuit, doe een ommetje en eet iets lekkers. Dat geeft u nieuwe energie om het volgende luik van uw dagtaak te beginnen.

4. Opruimen mag, maar niet ten koste van prioriteiten
Een bureau waar je struikelt over dossiers en vuile koffiekopjes verdient geen schoonheidsprijs. Opruimen mag en moet, maar moet redelijk blijven. Uiteraard mag u tijd besteden aan structureren, maar let erop dat dit geen vervangingshandeling wordt voor werk dat met grotere dringendheid dient te worden aangepakt. Elke dag tien minuten besteden aan een ‘clean desk’ zou moeten volstaan om chaos te vermijden.

5. Schep niets op uw bord wat voor een ander is bestemd
Een probleem oplossen is vaak een heikele uitdaging. Het gebeurt wel eens dat u wordt aangesproken voor een situatie die een ander heeft gecreëerd. Als u met zo’n toestand wordt geconfronteerd, doet u er goed aan te analyseren of u degene bent die de miserie moet aanpakken en oplossen. Is dat zo, blijf dan niet bij de pakken zitten en onderneem meteen actie. Zoniet, vraagt dan de verantwoordelijke om de kastanjes uit het vuur te halen.