Businesstip: hoe u diefstal van vertrouwelijke informatie voorkomt

“Maak een topprioriteit van dit probleem”

De helft van de werknemers die hun werkgever definitief vaarwel zeggen of ontslagen worden, ruimen hun werkplek wel heel grondig op. Bedrijfsinformatie en –gegevens, al dan niet vertrouwelijk, worden gretig verzameld en meegenomen naar de nieuwe werkgever. Het overgrote gedeelte beschouwt dit niet als diefstal.

Vertrouwelijke informatie is blijkbaar van weinig waarde voor een bedrijf. Beschermen gebeurt niet of nauwelijks en bij een diefstal treedt men slechts zelden op. Dat blijkt uit een studie van Symantec, gespecialiseerd in de bescherming van de intellectuele eigendom van bedrijven. Beveiligingsspecialist Tim Van Honsté van Symantec België geeft enkele tips om de kans op diefstal te beperken.

Tip 1: Voed uw medewerkers op
“Een medewerker ontwikkelt software voor een onderneming. Hij is de auteur, maar de intellectuele eigendom is en blijft van het bedrijf. De werknemer ziet het echter dikwijls anders. Neem als werkgever de tijd om je medewerkers duidelijk te maken dat het verduisteren van bedrijfsinformatie diefstal is en dat er in de toekomst maatregelen zullen worden genomen. Wijs hem of haar daar nogmaals op tijdens het laatste gesprek voor het vertrek.”

Tip 2: Wijs op de gevolgen
“Er wordt zelden of nooit gevolg gegeven aan dit soort misdrijf. Ik kan me niet meteen een rechtszaak voor de geest halen. Maak je medewerker van bij de start duidelijk dat je de diefstal van bedrijfsgegevens heel ernstig neemt en dat een eventuele vervolging niet wordt uitgesloten. Wijs je werknemer op het feit dat dit negatieve gevolgen heeft voor zowel zijn persoonlijke toekomst als voor de naam van zijn nieuwe werkgever.”

Tip 3: Beschouw het als een topprioriteit
“Het belang of de gevolgen van de diefstal van vertrouwelijke gegevens wordt dikwijls onderschat. Toch is het belangrijk dat je hier de nodige aandacht aan schenkt. Werknemers die weten dat dit voor een bedrijf een topprioriteit is, zullen zich minder snel laten verleiden tot het verduisteren van confidentiële gegevens.”

Tip 4: De technologie bestaat, maak er gebruik van
“Wij hebben een programma ontwikkeld waarmee je gevoelige informatie zoals programma’s of software niet kan opslaan, kopiëren, verplaatsen of versturen wanneer je daar geen toelating voor hebt. Je vermijdt zo dat vertrouwelijke bedrijfsgegevens de onderneming verlaten. Wanneer iemand met een volmacht toch misbruik maakt, is achteraf alles traceerbaar.”

Tip 5: Er wordt geen loopje genomen met de privacy
“Wij raden aan om je medewerkers op voorhand op de hoogte te brengen van deze controle. Vermijd geniepig handelen. Leg ze uit dat het enkel gebeurt om problemen te vermijden. Overigens, de meeste zaken gebeuren ongewild. Met deze software vermijd je dus ook fouten en dat is dan weer in het voordeel van de werknemer.”

Tip 6: Wacht niet tot het te laat is
“Als bedrijf kan je niet voorzichtig genoeg omspringen met confidentiële informatie. Breng alles wat gevoelig is in kaart, check met HR en het juridisch departement en stel richtlijnen op. Voorkomen is nog altijd beter dan genezen.”

Walter Briers