Businesstip: haal meer uit uw meetings

Je hebt drie soorten vergaderingen: de informatieve waarin de voorzitter iets meedeelt, de consultatieve waarin hij inspraak verwacht van de deelnemers en ten slotte de meetings waarin beslissingen worden genomen. Myriam Coperloos van Expert Academy weet als geen ander hoe je efficiënt moet vergaderen en deelt graag enkele tips met ons.

Tip 1: Vergader alleen als het echt nodig is
“Voor je een vergadering plant moet je eerst kijken of er geen alternatieven zijn. Wat is je doelstelling en hoe wil je daar geraken? Is het niet beter om eerst face-to-face met enkele mensen te onderhandelen waarna je een mededeling doet?”

“Na een uur vergaderen las je best even een korte pauze in”

Tip 2: Selecteer de juiste deelnemers
“Hoe kleiner de groep, hoe efficiënter en hoe productiever de gesprekken zijn. Nodig dus enkel de mensen uit die echt aanwezig moeten zijn.”

Tip 3: Maak een agenda
“Voorzie ruim op tijd een agenda van de vergadering met de punten die besproken zullen worden en de tijd die voorzien is. Als voorzitter geef je duidelijk aan welke inbreng je van wie verwacht. Een goede voorbereiding leidt tot betere resultaten.”

Tip 4: Denk na over het tijdstip en hou je aan de planning
“Wanneer je een actieve inbreng verwacht van de deelnemers organiseer je een meeting het best in de ochtend wanneer de mensen het meest fris en fit zijn. Een mededeling kan je ook meteen na de lunch plannen wanneer je wat slomer bent. Belangrijk is dat je de planning respecteert. Een meeting duurt maximum een uur, daarna verdwijnt de aandacht. Overschrijd je het uur, plan dan een korte pauze om de batterijen weer op te laden.”

Tip 5: Verdeel de rollen
“Tijdens een vergadering zijn er verschillende rollen die ingevuld moeten worden. De voorzitter is hij of zij die de meeting heeft samengeroepen en ze in goede banen leidt. Hij bepaalt de spelregels, bijvoorbeeld, wanneer er moet gestemd worden. Daarnaast duidt hij een verslaggever aan die na afloop het verslag maakt en een timekeeper die de klok en de agendapunten in het oog houdt. Dit is misschien wel de belangrijkste functie. De rest zijn deelnemers.”

Tip 6: Verban gsm en laptop
“Niets is zo vervelend als gestoord worden door een irritante ringtoon. Vraag daarom om alle mobiele toestellen uit te schakelen of tenminste op stil te zetten. Hetzelfde geldt voor computers. Je kan niet aandachtig volgen en tegelijkertijd je mails beantwoorden. Wanneer iemand een andere afspraak heeft en slechts bij één agendapunt aanwezig moet zijn, kan de voorzitter dat als eerste op de agenda plaatsen. Inspraak moet mogelijk zijn.”

Tip 7: Een presentatie kan, maar enkel als het moet
“Power point presentaties kunnen erg mooi en informatief zijn, maar gebruik ze enkel wanneer het echt nodig is, bij een mededeling bijvoorbeeld. Voor alle andere vergaderingen zijn ze eerder overbodig.”

Tip 8: Wees op tijd
“Als voorzitter ben je vijf minuten voor het begin in de zaal. Je test of alle technische faciliteiten werken en of de zaal in orde is. Zorg dat je meeting ook altijd een kwartier voor het begin van een volgende vergadering is afgelopen. Je wilt toch niet gestoord worden op het moment dat je een belangrijke beslissing moet nemen!”

Tip 9: Maak een verslag
“Tijdens een goede vergadering worden afspraken gemaakt en beslissingen genomen. Maak na afloop een beknopt maar duidelijk verslag waarin wordt vermeld wie wat moet doen tegen de volgende bijeenkomst en wat er beslist is. Een goed verslag is bovendien de basis van een volgende vergadering.”

Info: www.expertacademy.be.
Walter Briers