Cirius – Virtueel onthaal maakt permanente receptie betaalbaar

Cirius lanceert een innovatieve oplossing voor bedrijven die nood hebben aan een permanent onthaal, maar de bijhorende personeelskosten willen vermijden. Daarbij wordt een hartelijk onthaal niet uit het oog verloren.

De eerste indruk telt
Klantenservice primeert bij bedrijven. Terecht. Dat begint vaak bij die eerste indruk aan de receptie. Bij heel wat bedrijven wordt echter bespaard op onthaal, omdat deze medewerkers geen volle dagtaak hebben aan het ontvangen van bezoekers. En dus blijft de receptie leeg achter, met in het beste geval nog de mogelijkheid om iemand op te bellen. Virtueel onthaal biedt echter een oplossing.

Technologie + service
Ruth De Decker, zaakvoerder van Cirius, legt het vernieuwende uit: “We combineren een kwalitatieve videochat met domotica en professionele onthaalmedewerkers. Deze laatste schakel mag niet vervangen worden door keuzemenu’s, voorgeprogrammeerde vragen en instructies of een louter telefonische receptie. Zo houden we de klantenbelevenis hoog. Het is trouwens ook de snelste manier om een bezoeker verder te helpen. Met non-verbale communicatie krijgt u het beter en sneller uitgelegd.”

Permanent onthaal
Bedrijven kunnen voor een fractie van de kost een permanent onthaal organiseren, dat zelfs 24/7 functioneert. Ruth De Decker: “Hierin komen bedrijven tegemoet aan de verwachtingen van klanten en bieden ze een oplossing voor de fileproblemen die zich rond de ochtend- en avondspits concentreren.” Dankzij een koppeling met domotica en kantoortoepassingen worden op afstand medewerkers verwittigd, deuren geopend, documenten afgedrukt en kastjes ontsloten. Staat Cirius zelf in voor het beantwoorden van de oproepen, dan wordt per minuut gefactureerd. Maar Cirius kan zich ook beperken tot het voorzien van hardware en opleiding, zodat het virtueel onthaal door het bedrijf volledig zelf afgehandeld wordt. Bijvoorbeeld bedrijven met meerdere vestigingen of bedrijven met meerdere ingangen hebben hier baat bij.

Receptie van de toekomst
Een receptioniste via een scherm? Het lijkt futuristisch, maar de technologie en de integratiemogelijkheden zijn er. Ruth De Decker: “Ook bezoekers kijken helemaal niet vreemd op: ze kennen het videobellen al van toepassingen zoals Skype en teleconferencing. Bovendien is het een bewijs dat het bedrijf openstaat voor vernieuwingen en vaste routines in vraag durft te stellen. Wanneer ik erover vertel, zijn veel mensen argwanend. Is zoiets niet te koel? Is het gebruiksvriendelijk genoeg? Maar zodra mensen het hebben beleefd, verdwijnen die vooroordelen. Net daarom hebben we een demoruimte uitgewerkt in Zele. Daar kunnen geïnteresseerde bedrijven de werking uittesten.”

Kostenbesparingen in onthaal
Hebt u al eens berekend wat een meertalige receptionist kost? Of wat het kost als één van uw administratieve medewerkers ‘tussendoor’ de receptiefunctie waarneemt en dus telkens gestoord wordt in zijn concentratie? Om een onthaal te bemannen volstaat het niet om iemand aan te werven en daar zomaar te plaatsen. Die onthaalmedewerker moet immers ook opgeleid worden. Ook neemt hij vakantie of wordt ziek. Personeelskosten stijgen alleen maar. En vooral bij de noodzaak aan permanentie of ruimere openingsuren lopen de kosten snel op. Ruth De Decker: “Als u beroep doet op de medewerkers van Cirius betaalt u per geholpen minuut. Dus als we voor u, verspreid over de dag aan het onthaal 1 uur in direct contact stonden met de bezoeker, dan betaalt u slechts 1 uur.”

Virtueel onthaal, reële kostenbesparing
In de opstartfase van Cirius liepen er enkele pilootprojecten, zoals het Wijnegem Business Center en Strukton. Na enkele maanden kunnen ze de nood aan persoonlijk onthaal onderstrepen en bevestigen ze virtueel onthaal als een budgetvriendelijke oplossing.

Meerdere locaties
In het Wijnegem Business Center is één receptioniste voor twee locaties verantwoordelijk. Op één locatie is ze fysiek aanwezig, op de andere locatie is er enkel een videopost. Over de middag, ’s avonds na 17 uur en tijdens verlof- en ziektedagen nemen medewerkers van Cirius het over. Dankzij Cirius wordt een tweede receptioniste uitgespaard en is er een permanentie voorzien.

Te weinig onthaalwerk
Bij veel bedrijven heeft een secretaresse niet voldoende werk aan pure onthaaltaken. Ook Strukton besliste om de receptie op een slimme manier aan te pakken. De telefonische receptie wordt uitgevoerd door callcenter Memo en het onthaal ter plaatse is gevirtualiseerd met een tv-scherm van Cirius. Strukton betaalt enkel bij gebruik en heeft toch een permanent onthaal.

Justus Lipsiusstraat 21 B11 – 1040 Brussel – T 02 230 40 68 – info@cirius.be – www.cirius.be