To VoIP or not to VoIP?

De Skype-hype is nog lang niet voorbij. We kunnen van eender waar naar eender wie ‘bellen’, en dit allemaal gratis… Maar is het daarom beter? Bestaan er alternatieven, hoe pas je zo’n verhaal toe in je bedrijf, en blijf ik steeds aan mijn PC gekluisterd?

Nog niet zo lang geleden hoorde ik een klant tegen één van onze mensen zeggen: ‘Mijnheer, ik wil naar Voice-over-IP gaan, want dan kunnen we gratis bellen…’ Skype en Voice-over-IP (VoIP) worden vaak door elkaar gehaald. Vooral het ‘gratis’ element speelt hierin een belangrijke factor. Skype maakt gebruik van de VoIP-technologie en vindt vooral haar toepassing in de privésfeer. Het is immers erg leuk om via je PC urenlang gratis met je dochter te communiceren die voor een jaar in Guatemala zit. De geluidskwaliteit valt wel eens tegen omwille van technische redenen, maar dat ongemak wordt er wel bijgenomen. Het is per slot van rekening gratis.

Vooral voor mobiele medewerkers

Maar hoe zit het met bedrijven? VoIP vindt vandaag zijn toegang tot de meeste organisaties. Alleen is de toepassing doorgaans anders dan die we kennen met bijvoorbeeld Skype. VoIP biedt tal van voordelen op infrastructuurniveau (slechts één aansluiting per PC en telefoon), maar nog meer op vlak van kostenbeheersing. Je dient er evenwel rekening mee te houden dat je netwerk voldoende performant moet zijn om dit verhaal degelijk uit te rollen. Een grote toepassing zien we bij de veelal mobiele medewerkers: vertegenwoordigers, reporters, service-engineers, werfleiders… Hoe meer zij onderweg zijn, hoe meer de communicatiekosten de pan uit swingen. Sterker nog: het grootste deel van de kosten zit in de gesprekken met de hoofdzetel of collega’s. Met VoIP kunnen zij via hun laptop of via hun GSM gratis met de hoofdzetel of een collega bellen, op voorwaarde dat zij een draadloze internetverbinding ter beschikking hebben. Het leuke van de zaak is dat zij op dat ogenblik virtueel hun binnenlijn ‘bij hebben’ en beschikken over quasi alle functionaliteiten die een collega op kantoor heeft. Anderzijds ken ik tal van bedrijven die veel met buitenlandse vestigingen communiceren, en die zorgen er dan wel voor dat hun telefooncentrales over internet aan elkaar gelinkt zijn via VoIP. De besparingen die zij kunnen doen, zijn uiteraard nog veel groter.

Full-VoIP

Maar VoIP biedt nog veel meer aan de individuele gebruiker binnen een bedrijf, indien je de juiste benadering hanteert natuurlijk. De Full-VoIP call servers van het type ‘NGN’ (Next Generation Networks) bieden meestal verschillende extra mogelijkheden. Bij de Ditel NGN bijvoorbeeld worden veel functies overgeheveld van het toestel naar de PC, je kan er alle telefoonfuncties beheren, je ziet of je collega beschikbaar is of niet en dergelijke.  Bovendien worden alle communicatievormen in één geheel geïntegreerd: voicemail, fax, e-mail en 8 mogelijke toestellen per gebruiker, ook zijn GSM. De gebruiker zal veel fijner kunnen definiëren waar en hoe hij of zij bereikbaar is. Moet iedereen nu meteen naar VoIP omschakelen? Eerst dien je goed af te wegen of het de moeite loont om meteen de stap naar VoIP te zetten, zelfs al sta je voor de aankoop van een nieuw communicatiesysteem. Er zijn vandaag tal van voorbeelden waar organisaties nu een VoIPplatform aanschaffen, maar de uitrusting ‘in-huis’ bijvoorbeeld op een meer traditionele manier invullen. Zij combineren de digitale- en de VoIPtoepassingen in één systeem, en migreren stapsgewijs naar een ‘full-VoIP’ oplossing wanneer hun data-infrastructuur dit toelaat. Goed overwegen is de boodschap. Essec heeft een checklist ter beschikking die toelaat om een analyse te doen van de ideale oplossing per specifieke situatie. Deze kan eenvoudig aangevraagd worden op marketing@essec.be. Mocht iemand nog bijkomende vragen hebben, mag die me altijd bellen, ik zal eender waar ter wereld antwoorden, tenzij het daar nacht is natuurlijk.

Mark Decat
mark.decat@essec.be
www.essec.be
Tel.: 011-450 450