Businesstip: Vijf tips om laattijdige betaling van uw facturen te vermijden

Het is elke ondernemer ongetwijfeld al overkomen: u werkt zich de pleuris om tijdig een klant te kunnen bedienen, maar dan raakt de factuur die u voor die diensten hebt verstuurd, maar niet (tijdig) betaald. Frustrerend en onrechtvaardig. Maar hoe pakt u wanbetalers best aan? Vijf praktische tips voor een intelligente benadering.

1. Stel uitgebreide en correcte algemene voorwaarden vast
Door dergelijke bepalingen in uw factuur op te nemen, vermijdt u dikwijls al veel miserie. Zo is het bijvoorbeeld verstandig de klant te laten weten dat het bij laattijdige betalingen toegestaan is om intresten op te eisen. Normaal gezien is dat voor de klant al een extra stimulans om binnen de afgesproken termijn alles te vereffenen. U doet er overigens ook goed aan u vooraf te informeren over de kredietwaardigheid van die klant en die informatie regelmatig te updaten.

2. Maak gebruik van een degelijke factureringsplanning
Besteed voldoende tijd aan het opmaken van de facturen. Zelfs als u het te druk hebt om opdrachten tijdig te realiseren, mag dat geen excuus zijn om de betaling van u facturen niet op te volgen. Uiteindelijk doet u het werk om ervoor te worden betaald. Stuur daarom tijdig de factuur. Zo weten zowel de klant als uzelf nog de details van de opdracht en vermijdt u misverstanden. Als de betalingstermijn dan toch is verstreken, stuurt u best rappels kort na elkaar. Vermijd evenwel dat die rappels op een standaardbehandeling lijken: geef een persoonlijke toets aan ieder document.

3. Jaag de klant niet onnodig op
Vroegtijdig achter de vodden van de klant zitten voor een betaling, kan op weinig bijval rekenen. Wie dat wel doet, voedt onvermijdelijk het vermoeden dat hij onvoldoende werk heeft of er niet in slaagt zijn financiën goed te beheren. Het laatste dat we willen, is dat de klant daardoor het gevoel krijgt met een slecht beheerde onderneming zaken te doen.

4. Zoek samen naar een oplossing
Tactvol reageren is een kunst bij het omgaan met wanbetalingen, maar communiceren hierover is dikwijls balanceren op een slappe koord. De klant zal een respectvolle aanpak sowieso waarderen. Intimidatie is uit den boze, maar uiteraard mag u wel duidelijk zijn. Probeer daarom via het stellen van open vragen samen naar een oplossing te zoeken die bevredigend is voor alle partijen: vraag bijvoorbeeld een voorschot, verleg de betalingstermijn of werk een afbetalingsplan uit. Maar volg ook dat afbetalingsplan nauwgezet op.

5. De rechtbank is de allerlaatste optie
Niets is schadelijker voor een relatie dan een conflict voor de rechtbank uit te vechten. Dat is dan ook pas een optie als de klant u een grote som geld schuldig is en categoriek weigert om die te betalen, ondanks uw pogingen om hem op betere gedachten te brengen. Als u naar de rechtbank stapt, is uw goede relatie met die klant sowieso definitief voorbij. Maar soms kunt u niet anders.

Bart Vancauwenberghe