Vier tips om 2016 met een opgeruimd kantoor te beginnen

Het einde van het jaar komt razendsnel dichterbij. In veel organisaties betekent dat een drukke en hectische periode: het jaar afsluiten, budgetten vastleggen, planningen maken,… Het goed archiveren van het werk van het afgelopen jaar wordt daarbij vaak over het hoofd gezien. Toch is archiveren een goed idee om het nieuwe jaar met een opgeruimde werkplek en dito hoofd te starten. Voor wie niet goed weet waar te beginnen, heeft Office Depot een aantal tips om u op weg te helpen.

1. Maak een logische indeling

Een goed archief staat of valt met een logische systematiek. In een goed systeem hoeft u maar een paar seconden na te denken over de map waarin iets thuishoort. Maak eerst een aantal voor de hand liggende hoofdcategorieën, en verdeel deze dan in subcategorieën, zoals maanden of op alfabetische volgorde. Wees voorzichtig met de categorie ‘diversen’, deze categorie wordt snel te vaak gebruikt. Een handig hulpmiddel voor een logische indeling is het gebruik van labels. Zorg er wel voor dat deze duidelijk leesbaar zijn of gebruik een labelmaker. Als je er voor kiest om afkortingen te gebruiken, maak dan een document waarin je deze vastlegt, zo weten je ook collega’s wat je bedoelt met “2015 pr admint”.

2. Koppel het fysieke aan het digitale archief

In dit digitale tijdperk bestaat ons archief niet alleen meer uit papier. Verreweg de meeste documenten worden digitaal gemaakt en bewaard. De papieren documenten zijn vooral die met handtekeningen die, als aanvulling op het digitale dossier, bewaard moeten blijven. Zorg dat u het papieren en het digitale archief op dezelfde manier categoriseert, in uw documenten, maar ook in uw mailbox. Als u dan een getekend document bij een e-mail zoekt, kunt u het zo terugvinden.

3. Bewaar alleen het noodzakelijke

Mensen zijn vaak voorzichtig met het weggooien van documenten, brieven en aantekeningen. Als een project of activiteit nog loopt, is dat prima. Bij de eindejaarsopruiming is het echter goed om zeer kritisch te zijn. Archiveer alleen definitieve versies, en zorg voor volledige dossiers. Kladversies, aantekeningen en losse documenten verwijst u naar de papierbak.

4. Organiseer uw werkplek met de juiste archiveringsproducten

Als u dagelijks uw documenten op uw bureau ordent, is het eenvoudiger om een archief bij te houden. Een bijkomend voordeel is dat het aangenamer werkt aan een opgeruimd bureau. Gebruik een indeling in postbakjes of mappen die voor u handig is. Idealiter is dit ook de indeling van uw (digitale) archief. Gebruik op zijn minst één bakje of map per project. Bij grote projecten zijn ordners met logische tabbladen een must. Een archiefdoos in de hoek is dan weer handig om documenten van afgeronde projecten meteen kwijt te kunnen. Dat houdt uw bureau leeg en scheelt werk bij de eindejaarsopruiming.

Met deze vier tips voor het archiveren en opruimen van uw kantoor wordt de eindejaarsopruiming een stuk makkelijker. Gewoon een kwestie van doen (én bijhouden), om in januari zorgeloos het nieuwe jaar te starten.