Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Vestibulum tortor quam, feugiat vitae, ultricies eget, tempor sit amet, ante. Donec eu libero sit amet quam egestas semper. Aenean ultricies mi vitae est. Mauris placerat eleifend leo. Quisque sit amet est et sapien ullamcorper pharetra. Vestibulum erat wisi, condimentum sed, Uw bedrijf staat of valt met goed draaiende IT. Werknemers zitten online, gebruiken Word en Excel, de boekhouder heeft een boekhoudpakket. En hier en daar zijn er nog wat toepassingen die de IT’er zelf in elkaar geknutseld heeft. Kortom: u kan het allemaal niet meer volgen. Maar hoe krijgt u terug vat op de situatie? Begin alvast met deze vijf tips van Christiane Vandepitte!
Tip 1 : bewaar een geheime map
Voor veel activiteiten van uw bedrijf kent u de informatie uit het hoofd. U wou dat het voor uw informatica ook zo was. Helaas, dat lukt niet. Leg een farde of een ringmap aan met al wat u weet over de informatica van uw bedrijf, en zoek het nodige op voor u naar de vergadering gaat. Dan voelt u zich veel minder ongemakkelijk.
Tip 2 : ken uw gegevens
Informatica heette vroeger Electronic Data Processing – elektronische verwerking van gegevens. En daar gaat het nog steeds om bij zakelijke software. U slaat gegevens op over uw klanten en over uw leveranciers. Over uitgaande facturen en inkomende betalingen. Over inkomende facturen en uitgaande betalingen. Over producten in voorraad. Data, namen, bedragen en codes. Zorg dat u precies weet wat uw mensen bedoelen als ze het hierover hebben. Ga na of ze elkaar wel goed begrepen hebben. Moedig ze aan om elkaar uitleg te geven.
Tip 3 : ken uw bedrijfsprocessen
Uw mensen registreren gegevens, maar dat is slechts een onderdeel van hun werk. Ze hebben een toepassing nodig die goed aansluit bij hun activiteiten. Bespreekt u de software van uw bedrijf, bespreek dan zeker ook de bedrijfsprocessen.
Wil uw informaticus in dit stadium al praten over het technische aspect – over de server, de database en het netwerk – hou hem dan tegen. Zo ontstaat verwarring. Het intimideert de gebruikers, die het eigenlijk over hun werk willen hebben. Gevolg: ze durven niets meer zeggen.
Tip 4 : ken uw gebruikers
Al uw gebruikers werken bij u op kantoor. Of niet? Hebt u filialen? Of moeten sommige mensen binnenkort toegang hebben tot gegevens vanaf een mobiel toestel? Misschien droomt u ervan uw klanten of leveranciers via het internet toegang te geven tot uw gegevens? Noteer dit dan expliciet op uw verlanglijstje. Dit is technisch gezien niet zo eenvoudig. En het kost geld.
Het voordeel van dossiers op computer tegenover papieren dossiers: de gegevens worden één keer ingegeven, en kunnen dan geraadpleegd worden door elke medewerker die de juiste toegangsrechten heeft. Welke afdeling heeft welke gegevens nodig? Best eens uitzoeken.
Tip 5 : ken uw huidige softwaretoepassingen
U hebt een boekhoudpakket, en misschien ook een toepassing voor voorraadbeheer, gekocht of zelf ontwikkeld. Daarnaast hebt u waarschijnlijk ook zelfgebouwde toepassingen in Ms Access of Ms Excel, waarmee uw mensen performance indicators opstellen. Deze toepassingen halen zonder dat de gebruiker dit ziet gegevens op uit de databases van uw bedrijf, als basis voor hun analyse. Breng dit in kaart, anders riskeert u grote problemen bij de eerste verandering in uw IT-landschap.
Veel succes!
Over de auteur: Christiane Vandepitte is zelfstandig consultant. Ze helpt grote en kleine bedrijven om greep te krijgen op hun informatica. Ze helpt hen ook om een dossier op te stellen over de gewenste toekomstige software.