Meer efficiëntie? Snoei in uw administratie!

Volgens een studie van marktonderzoeksbureau IPSOS en Microsoft zijn overbodige administratieve taken de voornaamste reden van productiviteitsverlies. Ook inefficiënte vergaderingen, onduidelijke prioriteiten en complexe interne processen belemmeren het werk van de Belgische kmo-medewerker. Uit de studie komen ook twee tips bovendrijven waarmee u de efficiëntie op uw bedrijf opkrikt.

Tip 1: e-mail zorgt voor productiviteitswinst
Ruim 40 % van de Belgische respondenten heeft het meest last van onnodige administratieve taken, wat ruim boven het Europese gemiddelde van de studie ligt. Niet het e-mailverkeer zorgt voor de grootste ergernis bij de kmo-medewerker. Gemiddeld ontvangt die een 40-tal e-mails per dag. Bijna de helft (38 %) van de respondenten ontkent dan ook dat ze dagelijks overladen worden met informatie en mails. Sterker, een ruime meerderheid (71 %) zegt dat e-mail de belangrijkste manier is om hun werk gedaan te krijgen, gevolgd door telefoontjes (55 %).

“Voor velen zijn dit verrassende resultaten. Als men het heeft over tijdverlies, wordt meestal het e-mailverkeer met de vinger gewezen. Het is dus andersom: e-mail wordt beschouwd als het belangrijkste middel om het werk vooruit te doen gaan,” zegt Marijke Schroos, verantwoordelijke voor de kmo-markt bij Microsoft België.

Tip 2: investeer in software en training
Administratieve rompslomp, een inefficiënte vergadercultuur en logge processen kunnen al voor een deel opgelost worden met de juiste software. “Onze tools zoals Dynamics CRM en Office 365 zijn gemaakt om de productiviteit te verhogen. Software is dus een deel van de oplossing. Daarnaast zijn gebruikerstrainingen en een beter management minstens even belangrijk om de kleine ergernissen van werknemers te verminderen en er met heel het bedrijf op vooruit te gaan,” aldus Marijke Schroos.

Tot eind juni loopt in dit kader de ModernBiz campagne van Microsoft. Die focust op de dagelijkse werking van kmo’s en toont hoe Office 365 daarbij kan helpen.

Over het onderzoek: IPSOS voerde het onderzoek in januari en februari, in opdracht van Microsoft. Via een online panel werden meer dan 5.500 kmo-medewerkers ondervraagd in zestien Europese landen. Er namen meer dan 250 Belgen deel.