Businesstip: Hoe u minder tijd steekt in uw mailverkeer

“Stuur uw bericht alleen naar wie het zéker moet ontvangen”

Een e-mail is de snelste, goedkoopste en meest eenvoudige manier om informatie of documenten te bezorgen aan veel mensen. Maar daardoor ontvangt ook u wellicht dagelijks veel berichten die niet echt nodig zijn. Een duidelijke policy in uw bedrijf kan uw leven een stuk eenvoudiger maken.

Tip 1: Stuur enkel naar wie u mail echt moet ontvangen
U mag er best trots op zijn wanneer u een nieuwe klant hebt binnen gehaald, maar is het echt nodig om alle contactpersonen uit uw mailbox daarvan op de hoogte te brengen? En een meningsverschil met een collega praat u individueel uit, u betrekt er niet de helft van het bedrijf mee. Voor u een mail verstuurt bepaalt u dus beter heel nauwkeurig naar wie u de mail moet sturen.

Tip 2: In ‘to’ of in ‘cc’
U moet een duidelijk onderscheid maken tussen personen van wie u een reactie verwacht en collega’s die u enkel op de hoogte wilt brengen. De eerste groep zet u in het ‘aan’ of ‘to’-veld, de andere in het ‘cc’-veld. Op die manier is het voor iedereen duidelijk of hij of zij iets moet ondernemen.

Tip 3: Vermijd ‘reply to all’
Wanneer u via mail om een antwoord of informatie gevraagd wordt, moet u deze reactie niet meteen naar iedereen terugsturen. Het is best mogelijk dat uw contactpersoon meerdere mensen om een reactie heeft gevraagd. Niet iedereen moet uw antwoord kennen. Stuur daarom enkel naar de mensen die er belang bij hebben.

Tip 4: Voer geen discussies
Mailverkeer is handig en snel, maar het is niet het ideale middel om discussies te voeren met collega’s. Maak een afspraak en praat problemen uit of zoek naar een oplossing. Betrek zeker geen leidinggevende in een conflict dat u per mail uitvecht. Het komt zwak over en u maakt zich echt niet populair bij uw collega’s.

Tip 5: Maak geen gebruik van ‘bcc’
Het ‘bcc’-veld is handig wanneer u grote mailings verstuurt, bijvoorbeeld een nieuwsbrief naar alle contacten van uw bedrijf. Binnen een onderneming wordt het jammer genoeg meestal gebruikt bij een conflict tussen twee personen waarbij een leidinggevende anoniem mee in de discussie wordt betrokken. De geadresseerde heeft absoluut geen idee wie allemaal meeleest. Deze manier van werken is achterbaks en erg onprofessioneel en u verliest er al uw geloofwaardigheid mee.

Tip 6: Schrijf u uit
Nieuwsbrieven zijn een snelle en handige informatie om mensen te informeren. Jammer genoeg is het aanbod wel heel erg groot. Ontvangt u brieven waar u nooit om gevraagd hebt, of blijkt de informatie minder belangrijk te zijn dan verwacht, schrijf u dan meteen uit. Op die manier ontvangt u enkel nog relevante informatie.

Tip 7: Enkel professioneel verkeer
Maak van een mailpolicy meteen gebruik om uw medewerkers er op te wijzen dat het mailadres dat u als werkgever ter beschikking stelt, enkel mag gebruikt worden voor professionele doeleinden, dat in mailverkeer dezelfde regels van beleefdheid en hoffelijkheid gelden als in elke andere vorm van communiceren en dat vertrouwelijke informatie confidentieel behandeld moet worden.

Walter Briers