Digitalisering is efficiënter, goedkoper en milieuvriendelijker

“De aanhoudende technologische evolutie in de kopieermarkt, onder meer van analoog naar digitaal, vereist een vernieuwde kijk op afdrukken,” vertelt Stefan Vermeulen, zaakvoerder van het in afdrukapparatuur gespecialiseerde Docuver. “De oude vertrouwde kopieermachine heeft plaats moeten ruimen voor een multifunctioneel apparaat met zeer veel mogelijkheden.

Antwerpen Manager: Wat zijn ‘document solutions’ precies?
Stefan Vermeulen: “Document solutions zijn volledig geïntegreerde combinaties van hard- en software die bijdragen tot productiever, efficiënter en flexibeler werken. De kopieermachine van weleer is uitgegroeid tot een multifunctioneel apparaat waarbij één enkele machine kan faxen, printen, scannen en kopiëren. In combinatie met een softwareoplossing kan die machine bovendien ook belangrijke bedrijfsinformatie digitaal processen.”

Antwerpen Manager: Hoe belangrijk is afdrukapparatuur voor een onderneming?
Stefan Vermeulen: “Wij ervaren dat afdrukapparatuur dikwijls, ten onrechte, niet behoort tot de kritische bedrijfsprocessen. Bij de meeste organisaties is het gebruik van de kopieermachines en de daarmee gepaard gaande kosten in theorie een uitstekend beheerd onderdeel, maar de praktijk bewijst het tegendeel. Vaak is er een wildgroei van merken en is er per machine bovendien één contract afgesloten met daarop vooropgestelde minimum te behalen volumes. Bij ons bestaat de mogelijkheid om slechts één contract af te sluiten waarin meerdere machines zijn opgenomen. Deze machines kunnen zelfs in verschillende vestigingen staan of het kan gaan om machines van verschillende merken (bijvoorbeeld Nashuatec kopieerapparaten en HP printers). Voordeel van dit poolcontract is dat de volumes jaarlijks verrekend worden en dat het ondervolume op de ene machine het overvolume op de andere kan compenseren en omgekeerd. Dit levert dus een aanzienlijke kostenbesparing op!”

Verborgen kosten

Antwerpen Manager: Vele organisaties beschikken over grote hoeveelheden kleine printers en faxen…
Stefan Vermeulen: “Inderdaad. Een direct gevolg hiervan is dat de verantwoordelijkheid voor deze apparatuur in die bedrijven niet duidelijk geregeld is. Meestal heeft een organisatie wel één aanspreekpunt aangaande afdrukapparatuur, maar men heeft geen of nauwelijks inzicht in of controle over de kosten ervan. Naast afdrukkosten dient men ook rekening te houden met de verborgen kosten, zoals managementkosten, voorraadbeheer van toners en andere verbruiksmaterialen, helpdesk en eigen onderhoud.”

Antwerpen Manager: Defecte printers, faxen en kopieerapparaten kunnen in bedrijven ook voor grote hinder zorgen.?
Stefan Vermeulen: “Inderdaad. Bij stilstand van afdrukapparatuur kunnen, net als bij problemen met een server, organisaties vaak niet verder werken. Docuver hecht daarom veel belang aan een goede service. Wij spreken met klanten over reparatietijd in plaats van over responsetijd. Onze responsetijd bedraagt gemiddeld 4,6 uur en 99% van de reparaties zijn gerealiseerd binnen de 8 uren. Het is trouwens mogelijk om een servicecontract met ons af te sluiten waarin wij ons zwart op wit inzake serviceafspraken tegenover de klant engageren!”

Antwerpen Manager: Wat zijn de voordelen van multifunctionele apparatuur?
Stefan Vermeulen: “Het park kan volledig afgestemd worden op de organisatie en op de toekomst, waarbij printerkosten volledig beheerst worden. Op die manier kan een bedrijf meer tijd en geld besteden aan de primaire bedrijfsprocessen. Voorts zorgen ‘document solutions’ voor een hogere productiviteit, betrouwbaarheid, beschikbaarheid en gebruiksgemak.”

Antwerpen Manager: De overheid wil elektronische facturatie aanmoeigen. Is dat een goede ontwikkeling?
Stefan Vermeulen: “Door de evolutie van analoog naar digitaal worden er steeds meer oplossingen aangeboden op het vlak van digitaal archiveren en factureren. Deze digitalisering brengt niet alleen kostenbesparing met zich mee, maar is ook beter voor het milieu. Wij staan dus zeker en vast achter dit initiatief.”
Info: www.docuver.com

K.K.