Businesstip: win tijd dankzij efficiënt e-mail beheer

Drie mailmomenten per dag zijn meestal ruim voldoende

Het klinkt u ongetwijfeld bekend in de oren: het geluid van binnenkomende e-mail en de drang om die meteen te bekijken, zelfs al bent u op dat moment met dringende andere zaken bezig. Efficiënt e-mailbeheer kan u heel wat tijd doen winnen. Wij geven alvast tien nuttige tips.

1. Check uw mails slechts drie keer per dag
Het is niet erg efficiënt om elke mail onmiddellijk te lezen en te beantwoorden. Daarom beslist u best ’s morgens wanneer u tijd vrijmaakt voor het lezen, beantwoorden of afhandelen van mails. Drie keer per dag is meestal ruim voldoende. Zorg er wel voor dat klanten of collega’s u in noodgevallen via andere kanalen kunnen bereiken. Daar heeft u tenslotte een gsm voor…

2. De regel van 3-3-3
Communicatiespecialist Gunnar Michielssen bespreekt op zijn website www.afkickenvanemail.be zelfs de regel van 3-3-3: open uw mailbox slechts drie keer per dag, beantwoord mails die een antwoord vereisen binnen maximaal drie werkdagen en hou uw avonden, weekends en vakanties volledig mailvrij. Breng uw medewerkers en collega’s daarvan ook op de hoogte. Gevolg: ze zullen u niet meer mailen met banaliteiten. Veel problemen zijn na drie dagen ook al opgelost, of toch voor een deel. En voor echt dringende zaken spreken mensen u wel direct aan. U creëert zo ook geen extra werk tijdens periodes waarin u geacht wordt op adem te komen. Gunnar Michielssen: “Checkt u ook ’s avonds, in het weekend en in uw vakantie uw mails, dan blijft u met uw neus op operationele non-problemen zitten.”

3. Antwoorden, klasseren of deleten? Beslis meteen!
Klikt u dezelfde mail ook soms vijf keer open? Behandel elk bericht daarom van de eerste keer goed: antwoorden, klasseren of deleten!

4. Integreer ze in uw takenlijst
Ieder zichzelf respecterende manager heeft een dagelijks ’to do’-lijstje. Integreer belangrijke e-mails, indien nodig, meteen in die dagelijkse agenda.

5. Kopieer veelgebruikte tekstblokken
Ongetwijfeld bevatten heel wat van uw verzonden e-mails dezelfde teksten. Sla die teksten op, bijvoorbeeld als een ‘draft’. Zo kan u die info, indien nodig, simpelweg invoegen in een nieuwe mail.

6. Hou zakelijke en privécontacten gescheiden
Zakelijke en privécontacten houdt u best goed van elkaar gescheiden. Gebruik uw professionele mailadres daarom alleen voor zakelijke communicatie, en mail met familie, vrienden en kennissen via uw privé-adres.

7. Eén mail, één onderwerp
Het gebeurt wel eens dat er in één mail verschillende thema’s aan bod komen. Voor een zo groot mogelijke duidelijkheid, is het verstandig om in één mail maar één onderwerp te behandelen.

8. Schrijf de onderwerpregel heel bewust
De onderwerpregel is het eerste wat iedereen leest bij een mail. Wilt u dat uw mail prioritair behandeld wordt, zorg er dan voor dat de onderwerplijn aanzet tot lezen én eventuele actie.

9. Breng kleur in uw e-mails
De ene mail is al belangrijker dan de andere. Met vlagjes kunt u daar een hiërarchie in aanbrengen. Zo weet u wat u eerst moet behandelen als u uw mailbox weer opent. Overbodige mails verwijdert u best meteen!

10. Hou grote kuis, indien nodig
Slibt uw inbox na verloop van tijd toch dicht door een teveel aan (overbodige) mails? Neem dan tijd voor een grote kuis. Sorteer wat u later nog nodig hebt in duidelijke submappen en delete al de rest! En lees deze tien tips vervolgens opnieuw even door.