Businesstip: is uw bedrijf klaar voor vakantie?

Planning en briefing van primordiaal belang

Cocktails op hagelwitte stranden, uw lichaam opwarmen in het zwoele zuiden en ander veelbelovend fraais: ongetwijfeld kijkt ook u nu al uit naar de vakantie. Maar voor het zover is, moet er nog heel wat geregeld worden, zeker als uw bedrijf tijdens de zomermaanden gewoon verder draait. Een aantal praktische tips om uw vakantie niet in het honderd te laten lopen door (werk)stress.

1. Inventariseer tijdig alle vakantieaanvragen
Afhankelijk van welke activiteit uw bedrijf precies uitoefent, is een bepaalde minimale bezetting vereist. Daarom is het verstandig tijdig alle vakantieaanvragen te bundelen. Bepaal duidelijke regels, want uiteraard zal niet iedereen in dezelfde periode met vakantie kunnen. Zo kunt u bijvoorbeeld prioriteit geven aan de medewerkers die het snelst waren om hun aanvraag in te dienen, of kunt u medewerkers met schoolgaande kinderen voorrang geven tijdens de officiële vakanties. Gelukkig staat niet iedereen te springen om in de piekperiode van de vakantie (half juli tot half augustus) vakantie te nemen. Veel vrijgezellen of kinderloze koppels verkiezen bijvoorbeeld juni of september, omdat ze dan van interessantere prijzen kunnen genieten.

2. Laat niet alles over aan interimkrachten
Als u in het zomerseizoen een belangrijk deel van uw omzet realiseert, moet u zorgen voor voldoende werkvolk. Daarvoor kunt u bijvoorbeeld rekenen op vakantie- en uitzendkrachten via de geijkte kanalen. Uiteraard moet er altijd iemand aanwezig zijn om de organisatie in goede banen te leiden. Schenk een ervaren, vaste kracht het vertrouwen om (tijdelijke) nieuwkomers op sleeptouw te nemen.

3. Wijs een plaatsvervanger aan
Als u er zelf even tussenuit wil, moet u kunnen rekenen op een betrouwbare rechterhand. Het is belangrijk dat die tijdig op de hoogte wordt gebracht van alle lopende zaken. Geef die persoon ook tijdelijke tekenbevoegdheid, als u wil dat bepaalde financiële transacties gewoon kunnen doorgaan. Bepaal voor uzelf ook of u tijdens uw afwezigheid bereikbaar wil zijn.

4. Bekijk alle veiligheidsmaatregelen
Het kan geen kwaad aan uw belangrijkste klanten, leveranciers en/of opdrachtgevers te laten weten hoe lang u afwezig zal zijn. Wie met een gerust hart wil vertrekken, doet er ook goed aan alle fysieke en digitale veiligheidsmaatregelen nog even te checken, zodat ongewenste bezoekers van de zomerluwte geen misbruik maken om u als doelwit uit te kiezen.

5. Hou rekening met de vakantieperiode van uw klanten
Uiteraard wil u tijdens de vakantie geen belangrijke opdrachten mislopen. Door bij uw belangrijkste klanten te informeren wanneer zij op reis gaan, vermijdt u dat u bepaalde boten mist.