Businesstip: start het jaar met motiverende evaluatiegesprekken

Het seizoen van de evaluatiegesprekken is weer aangebroken. Veel leidinggevenden zien dit jaarlijkse feedbackmoment als een verplicht nummer. Spijtig, want als u het goed aanpakt, is het de uitgelezen kans om medewerkers bij te sturen en te motiveren tot succesvolle prestaties. Eddy Van Bosbeke, managing consultant BCT Coaching & Training bij Acerta, geeft zeven concrete tips.

“Begin altijd met een positieve noot”

Tip 1: Gebruik het evaluatiegesprek waarvoor het dient
“Een evaluatiegesprek heeft inhoudelijk drie speerpunten. Ten eerste: een terugblik op het verleden, zodat je de medewerker een goed zicht kan geven op zijn geleverde prestaties. Ten tweede: een vooruitblik op de toekomst. Dit is hét moment om met de medewerker opnieuw afspraken te maken voor succesvolle prestaties. En ten derde: laat de medewerker blijken dat je in hem wil investeren door concreet ondersteuning- en opleidingsinitiatieven te plannen.”

Tip 2: Kom op voor je eigen mening
“Zeg wat je te zeggen hebt, zonder omwegen. Gebruik daarbij ik-boodschappen en feiten en verduidelijk je eigen standpunt. Vermeld ook wat je precies wil bereiken en vraag open naar de mening van de werknemer, zodat die ongedwongen bepaalde problemen kan aankaarten.”

Tip 3: Ga in op het belang van de werknemer
“Nodig de werknemer tijdens het gesprek uit om zijn verhaal te doen en laat ook blijken dat je echt luistert. Vraag door, pik in op bepaalde onderwerpen en wees aandachtig voor non-verbaal gedrag. Nog belangrijk: zwijg voldoende. Zo geef je de medewerker ruimte om zelf naar buiten te komen. Maar vergeet niet om daarna terug te koppelen.”

Tip 4: Wees voorbereid
“Een evaluatiegesprek staat of valt met een goede voorbereiding. Nodig de werknemer tijdig uit en vraag hem om zich voor te bereiden. Inhoudelijk kan de functiebeschrijving helpen, net als een vorige evaluatie, de dagelijkse observaties op de werkvloer en de bedrijfsdoelstellingen. Belangrijke vragen: welke doelstellingen zijn er in het verleden overeengekomen met de medewerker? Welke feiten illustreren zijn prestaties? En welke richting willen jullie verder uit?”

Tip 5: Begin positief
“Overloop tijdens het gesprek de vroegere doelstellingen en afspraken. Maar begin altijd met een positieve noot. Benoem daarna knelpunten aan de hand van praktijkvoorbeelden. Geef de medewerker ook de kans om zelf te reageren en maak concrete afspraken over de verdere aanpak van eventuele problemen of werkpunten.”

Tip 6: Kijk samen naar de toekomst
“Vraag de werknemer om zelf doelstellingen te formuleren voor het komende jaar. Vul deze aan met eigen voorstellen en beslis dan samen waar jullie de nadruk op zullen leggen. Leg meteen ook ondersteunende afspraken vast.”

Tip 7:  Werk SMART
“Formuleer gezamenlijke doelstellingen volgens het SMART-principe. Dat wil zeggen: Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdsgebonden. Zo maak je doelstellingen concreet, acceptabel voor alle partijen en kan je ze bovendien tijdens een volgend gesprek evalueren.”

Tip 8: Evaluatiegesprek gaat niet over verloning
“Veel werknemers gebruiken het evaluatiegesprek om opslag te vragen. Dit is echter niet het meest geschikte moment. Loonvragen bespreek je beter in een andere afspraak en niet in de hectische periode van de evaluatiegesprekken. Veel bedrijven willen tijdens een evaluatiegesprek niet over het salaris praten en geven dat ook bij aanvang van het gesprek duidelijk mee. Het is immers de bedoeling dat tijdens het gesprek de prestaties onder de loep genomen worden, los van het salaris.”