Businesstip: Maak komaf met afwezigen op uw evenement!

Wie opdaagt krijgt lekkers
Een ‘no show’: het doet de tenen krullen van iedereen die regelmatig een workshop, netwerkdrink of ander event organiseert. Het is niet alleen erg onbeleefd, maar ook kostelijk. Denk maar aan de onaangeroerde catering of de giftbag die na afloop in een hoekje blijft staan. Helemaal vermijden is moeilijk, maar u kan het aantal gasten dat niet komt opdagen op uw volgende evenement wel degelijk beperken. Kevin Van der Straeten van Eventplanner.be geeft vijf tips.

Tip 1: Wees er als de kippen bij
“Verstuur de uitnodiging ruim op voorhand. Op die manier hebben de genodigden tijd om hun agenda te checken en zet je ze niet onder druk om overhaast beslissingen te nemen. Van zodra datum, plaats en de grote lijnen van het programma bekend zijn, kan je een eerste uitnodiging versturen. Via een tweede uitnodiging laat je vervolgens in detail weten wat er mag verwacht worden.”

Tip 2: Stuur een bevestiging
“Beantwoord elke inschrijving meteen met een bevestigingsbericht. Je gast voelt zich gewaardeerd en je maakt meteen duidelijk dat gratis annuleren tot een bepaalde datum geen enkel probleem vormt. Geef gasten die uiteindelijk beslissen om niet te komen de mogelijkheid om snel en eenvoudig te annuleren.”

Tip 3: Wees enthousiast
“Houd je deelnemers voortdurend op de hoogte van je plannen en activiteiten voor het evenement. Wees enthousiast en deel dit met je deelnemers. Maak hen duidelijk wat het evenement hen kan opleveren en waarom ze het absoluut niet mogen missen. Laat op voorhand weten wie de andere deelnemers zijn. Ervaren netwerkers bepalen op voorhand wie ze willen ontmoeten. Bovendien sturen gasten, als hun naam op de lijst staat, minder snel hun kat.”

Tip 4: Geef een laatste kans
“Stuur de deelnemers een paar dagen voor het evenement een bericht met de laatste optie om hun deelname af te zeggen. Maak meteen duidelijk dat bij een ‘no show’ alsnog een factuur opgemaakt wordt.”

Tip 5: Wees streng
“Maak een lijst van recidivisten. Sluit ze uit van toekomstige evenementen of zet ze op een wachtlijst. Stuur een factuur voor de verspilling die hun afwezigheid heeft veroorzaakt. Maak bekend dat je dit bedrag overmaakt aan een goed doel. Trouwe deelnemers bedank je dan weer met een mooie attentie of een bevoorrechte status bij een volgend evenement.”

Walter Briers