Businesstip: hoe u de kosten van uw wagenpark in de hand houdt

Iedere bedrijfsleider zal het beamen: de kosten van een vloot bedrijfswagens kunnen al snel de pan uit rijzen. Toch zijn er manieren om de uitgaven te controleren en zelfs te beperken. Paul Marck, technisch en commercieel directeur van onafhankelijk risicobeheerder ADD, geeft enkele nuttige tips.

“Meten is weten”

Tip 1: Haal de verzekering uit het leasecontract
“Wanneer je voertuigenpark groter is dan 50 wagens, heb je er voordeel bij op zoek te gaan naar alternatieve manieren van verzekeren. Een leasemaatschappij verzekert op de traditionele wijze. Vaak is amper 50% van de premie voor schade voorzien, terwijl er mogelijkheden zijn om dat op te trekken tot zelfs 75%. Is de vloot beperkt en is het risicoprofiel van je wagens klein? Dan kan je beter per voertuig verzekeren met grote vrijstellingen. Bij schade betaal je wel een franchise, maar omdat de premies laag zijn, ben je aan het einde van de rit winnaar.”

Tip 2: Stel een ‘car policy’ op  
“Het is belangrijk dat je een heldere ‘car policy’ opstelt. Zo weten je medewerkers hoe jij wilt dat ze met hun voertuig omgaan. Zo een ‘policy’ kan zowel bestraffen als belonen en is meestal een combinatie van beide. Een gouden regel is dat je de regels effectief toepast, ook wanneer het bijvoorbeeld in het nadeel van je beste vertegenwoordiger is. Een ‘car policy’ is anders voor elk bedrijf. Laat je bij het opstellen van deze regels daarom begeleiden door een specialist, ADD of een andere.”

Tip 3: Preventie boven alles
“Maak aan je werknemers duidelijk wat de gevaren van roekeloos rijgedrag zijn, zeker wanneer ze regelmatig boetes krijgen. Naast mensenlevens en stoffelijke schade brengen ze ook de goede reputatie van je bedrijf in gevaar, wanneer de naam ervan op de wagen staat.”

Tip 4: Verzamel cijfermateriaal
“Meten is weten en dus kan je als zaakvoerder nooit voldoende geïnformeerd worden over het kostenplaatje van je wagenpark. De huur, de taksen en de verzekering zijn vrij eenvoudig te bepalen. Daarnaast zijn er ook nog het verbruik, de boetes en uiteraard de schadegevallen. Wie zijn de brokkenpiloten? Wat was de schade en wanneer is het gebeurd? Je moet je medewerkers hierover aanspreken. Dat kan alleen op basis van gefundeerde gegevens.”

Tip 5: Voer een merkenbeleid
“Wanneer je een groot wagenpark bezit, is het voordelig een stevig merkenbeleid te voeren. Dan spreken we zowel over de merken van de wagens, als de herstellingen, de banden, de verzekeringen en de tankkaarten. Als je alles centraliseert bij één hersteller, tot en met het vervangen van banden en ruiten toe, spreekt het voor zich dat je aantrekkelijke voorwaarden kan onderhandelen. Soms moet je het niet ver zoeken. Zorg bijvoorbeeld dat je bij elk garagebezoek een gratis vervangwagen krijgt, dan verdwijnt deze kost meteen uit de bijstandsverzekering.”

Tip 6: Zorg voor een goede administratie
“Een goed georganiseerd wagenpark vraagt om een doorzichtige en complete administratie. Dat schrikt bedrijven soms af wegens de extra werklast. Ten onrechte. Het softwarebedrijf Gloriant bijvoorbeeld ontwikkelde een softwarepakket, XPOfleet, waarmee je eenvoudig je complete vloot kan beheren. Leasemaatschappijen, verzekeraars, herstellers, bandencentrales,… kortom, iedereen die je een factuur bezorgt voor een wagen, krijgt inloggegevens en zorgt voor de input van alle data. Als zaakvoerder, wagenparkbeheerder, HR-manager of financieel directeur kan je al die informatie raadplegen en interpreteren. Dit is wel pas voordelig vanaf 100 wagens. Bovendien kan je ook andere toestellen zoals een gsm of laptop aan deze toepassing koppelen, zodat je op elk moment een duidelijk overzicht hebt van de kosten per werknemer.”

Walter Briers