PvO begeleidt ook kleinere ondernemingen in hun duurzame groei

“Steeds meer kmo’s staan open voor verandering”
Bij veel ondernemingen, en zeker ook kmo’s, is er nog marge om te groeien in professionaliteit. PvO stelt daarom zijn expertise op het vlak van innovatieve arbeidsorganisatie ook ter beschikking van kmo-klanten. “Kleinere ondernemingen kennen immers dezelfde complexiteit als grotere organisaties.”

“We brengen onze kmo-klanten inzichten bij die hen in staat stellen een organisatie uit te bouwen die rekening houdt met efficiëntie, werkbaarheid en de betrokkenheid van de medewerkers,” legt Joost Van Driessche van PvO uit. “Kmo’s kopiëren soms organisatiestructuren van grotere ondernemingen maar maken dan dezelfde ‘ontwerpfouten’, met een te zware hiërarchie, afdelingen die naast in plaats van met elkaar werken, en zo meer.” zegt Joost. “Ik ben wel blij vast te stellen dat steeds meer kmo-bedrijfsleiders zichzelf in vraag durven stellen en openstaan voor verandering.”

Richting en doel geven
PvO biedt in zijn aanpak een integrale kijk op de hele organisatie, om te vermijden dat de doorlichting leidt tot eenmalige of tijdelijke ingrepen. “Een integrale aanpak vereist ook een langetermijndenken, wat onder meer inhoudt dat we bij een kmo-klant met verschillende consultants op de verschillende facetten van een traject werken. Een integrale benadering en het opbouwen een innovatieve arbeidsorganisatie vanuit de noden van de onderneming zelf, en haar missie, visie en strategie hebben wel degelijk een grote toegevoegde waarde. Kmo’s vinden dat vaak zware woorden maar ze betekenen gewoon dat je een goed onderbouwde richting en doel geeft aan de medewerkers, waardoor je enthousiasme en dynamiek creëert.”

Mensen doen openbloeien
Concreet werkt PvO bij kmo’s dus vaak op twee stromen: het ‘inrichten’ van de organisatie – de macro- en teamstructuur, de processen enzovoort – en het mobiliseren van de medewerkers. “Met een goede structuur bedoelen wij niet een overladen organogram maar wel een duidelijk kader waarin de mensen, binnen klare doelstellingen en resultaten, een zekere vrijheid hebben om hun job in te vullen,” zegt Joost. “Heel vaak zien we bij dergelijke ‘structuurtrajecten’ mensen openbloeien. Ze krijgen weliswaar soms meer of complexere taken maar kunnen die wel met meer ‘autonomie’ uitvoeren.”
Een typisch integraal veranderingstraject kan toch wel enkele jaren duren, en vergt een langetermijnrelatie tussen klant en consultant. “Dat betekent niet dat het een paar jaar duurt voor je resultaten ziet.” benadrukt Joost. “Meestal zijn die er vrij snel. Daarbovenop helpen wij ervoor zorgen dat de veranderingen stevig en blijvend ‘verankerd’ worden binnen de organisatie.”

“PVO helpt onze groei op een juiste manier te managen”
Terwijl de concrete aanleidingen om een beroep te doen op PVO heel divers zijn, worden de vier klantencases hieronder aan elkaar gelinkt door het besef dat innovatieve arbeidsorganisatie (IAO) een antwoord kan zijn op bestaande of toekomstige uitdagingen binnen de onderneming.

Klaar voor de toekomst (Duva)
“Ik had een voordracht bijgewoond over IAO en het belang van zelfsturende teams, en dat idee sprak mij sterk aan, zeker om het werk hier hoog repetitief is.” zegt Dominique Van den Putte van Duva uit Deinze, dat chocoladeproducten op basis van gekonfijt fruit maakt. “Ik wou proactief te werk gaan om op de juiste manier te kunnen groeien en te vermijden dat we onze structuur mettertijd helemaal zouden moeten ombouwen.”
Als zaakvoerder ben je een generalist, zegt Dominique en daarom is het belangrijk dat je je voor bepaalde zaken met de juiste mensen omringt. Vandaar dat ze bij PVO aanklopte. “Ik heb een beroep gedaan op hun expertise over lean binnen een organisatie en het inzetten van zelfsturende teams. Joel (een PvO-consultant) kwam op de werkvloer observeren en leerde de medewerkers bepaalde methodieken aan. PvO benadrukte daarbij het belang van de borging van de (aanwezige) kennis binnen het bedrijf. Zo hebben we vrij snel een dagelijks teamoverleg over de productielijn ingevoerd waar iedereen bij betrokken wordt en een stem in heeft. Dat zorgde meteen al voor een nieuw soort energie. We stelden ook een kleiner team samen rond ‘proactieve probleemoplossing’ en gaan ‘meetpunten’ installeren om verliezen te detecteren. Uiteraard is dit een traject van langere adem; deze nieuwe cultuur moet kunnen groeien.”

Efficiëntiewinsten (Maximum Image)
Maximum Image uit Moerbeke bedrukt (bedrijfs)kleding en gadgets. “We zochten naar een consultancykantoor dat expertise had in structuur en procedures maar ook in het stroomlijnen van logistieke processen. PvO bleek hiervoor een prima partner,” zegt Patrick Notteboom. “De analyse van onze processen heeft niet alleen geleid tot een beter team en een duidelijkere structuur, maar ook tot procesverbeteringen. Zo is onze planning nu duidelijk gevisualiseerd op een groot bord, om een duidelijk overzicht te hebben van de stand van zaken in de ateliers waar we mee samenwerken. Elke ochtend wordt dat bord geëvalueerd en verder ingevuld door de logistieke en planningsteams. Daardoor hebben de medewerkers een veel beter overzicht van waar alle orders zich bevinden en is een betere samenwerking gegroeid. Vanzelfsprekend is hiermee ook de efficiëntie toegenomen.”
Ook de adviezen rond het organogram vanuit PvO, en de rol die alles zes medewerkers in het proces speelt, wierpen al vruchten af. “Taken werden bijvoorbeeld heringevuld, waardoor bepaalde medewerkers een leuker en uitdagender pakket kregen,” zegt Patrick. “Door de efficiëntieverbetering kunnen we de medewerkers ook duidelijker evalueren, bijsturen waar het nodig is en belonen waar het kan. Het effect van dit lopende traject op de productiviteit, efficiëntie en samenwerking durf ik nu al indrukwekkend noemen. We zijn begonnen in januari 2014 en verwachten deze fase eind dit jaar af te ronden.”

Duurzame oplossingen (Sap Koeltechniek)
Sap Koeltechniek uit Zwevezele is specialist in de installatie, onderhoud en herstelling van koelinstallaties, airco en warmtepompen en stelt 13 mensen te werk. “We zochten hulp en advies op het vlak van organisatie. We zijn de jongste jaren stevig gegroeid, en stelden vast dat onze structuur daarmee geen maat had gehouden,” legt Jan Sap uit. “Ik heb zelf een achtergrond als koeltechnicus en voelde dat de organisatie hertekenen mijn petje wat te boven ging. Bovendien draait het bedrijf op volle toeren en ontbreekt vaak de tijd om problemen op dat vlak zelf terdege aan te pakken. Zo ben ik bij PvO terechtgekomen.”
Sap Koeltechniek stelde vast dat het, door de overvloed aan opdrachten, vooral bezig was met ‘brandjes blussen’. “We liepen bijvoorbeeld een administratieve achterstand op, en ook op de werkvloer kon een en ander veel efficiënter,” zegt Nathalie Bauwens. “PvO-consultants kwamen in september 2014 voor de eerste keer bij ons over de vloer en hebben ieder personeelslid apart gesproken. Daarvan kregen wij een verslag en met de feedback zijn wij daarop in werkgroepen – zoals Orde en netheid, Structuur en Taakverdeling – aan de slag gegaan. Iedere medewerker maakt deel uit van minstens één werkgroep. Het voordeel van een kantoor als PvO is dat het je, met zijn ruime expertise, helpt om duurzame oplossingen te bedenken voor problemen waar je je zelf al wel bewust van was. In een jaar tijd hebben we zo al grote stappen kunnen zetten.”

Cultuur van zelfbevraging (Helbig)
Helbig uit Ruddervoorde houdt zich eenvoudig gezegd bezig met ‘etaleersystemen voor de retail’: het maakt modulaire (rek)systemen uit aluminium en biedt ook visual merchandising-diensten aan, die de winkelbeleving nog aangenamer moeten maken.
Toen Luc Vermeersch externe consultancy kon gebruiken, hoefde hij niet ver te zoeken; hij was een tijdlang voorzitter van de raad van bestuur van PvO. “Ik ken dus de intrinsieke waarde van het kantoor en zijn holistische, integrale benadering erg goed. We hebben bij Helbig al langer een cultuur van ‘zelfbevraging’, en na een eigen SWOT-sessie om onze sterke en zwakke kanten op te lijsten, besloot ik PvO te contacteren. Vooral op het vlak van de processen, en de taken en rollen van de 13 medewerkers was externe begeleiding welkom. Uit onze SWOT-analyse bleek onder andere dat er op bepaalde onderdelen van de processen wat te weinig vakkennis aanwezig was en dat over het algemeen de structuur een stuk efficiënter kon worden ingevuld.”
Luc heeft er altijd naar gestreefd dat de medewerkers een hecht, zelfsturend en positief ingesteld team vormen. “Dat hebben we zelf de jongste jaren op veel manieren onderbouwd. Ook PvO stelde vast dat er hier op een unieke manier werd samengewerkt, weliswaar met enkele kanttekeningen. Net daar kwam de kennis van PvO op het vlak van procesverbetering en de optimalisering van structuren goed van pas.”
Het traject bij Helbig, dat ongeveer een jaar geleden werd opgestart, loopt volop en het is nog te vroeg om het over concrete, duurzame resultaten te hebben. “Afhankelijk van de thema’s blijven werkgroepen geregeld samenkomen,” zegt Luc. “Welke thema’s dat zijn, beschouw ik als interne keuken (glimlacht), maar het zijn belangrijke verbeteringspunten die, eens aangepakt, het bedrijf zullen versterken en de groei verder zullen stimuleren.”

Meer info: www.pvo.be